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Por qué usar OKR para operaciones
Los equipos de operaciones son responsables de crear procesos más eficientes dentro de una organización. El trabajo de un responsable de operaciones consiste en priorizar eficazmente las áreas estratégicas de mejora sin restringir la flexibilidad que es el núcleo de su función.
Los OKR permiten a los equipos de operaciones identificar y centrarse en objetivos trimestrales específicos. Ayudan a reorientar el enfoque hacia los sistemas que más necesitan ajustes, poniendo de relieve las ineficiencias y ambigüedades.
A un nivel más específico, los objetivos vinculan los esfuerzos del equipo de operaciones a una estrategia global, y los resultados clave proporcionan a los equipos de operaciones métricas útiles de productividad y eficiencia.
Cómo escribir OKR para los equipos de operaciones
Paso 1. Comprender los OKR
Al descomponerlos en pasos, los OKR son más fáciles de gestionar. Recuerda tres puntos: los Objetivos, los Resultados Clave y los proyectos.
- Objetivos: declaraciones generales que definen la dirección del trimestre.
- Resultados Clave: hitos o indicadores de éxito.
- Proyectos: las tareas que te ayudarán a alcanzar tus Resultados Clave.
Para una explicación más detallada, consulta nuestra guía completa para escribir OKR.
Paso 2. Elige un capitán
Elegir un capitán de equipo no se limita a los deportes de secundaria — los OKR funcionan mejor cuando hay un piloto que ayuda a mantener al equipo de operaciones en el buen camino.
El líder de OKR debe tener un buen entendimiento de los OKR y de por qué el marco es valioso. El capitán del equipo debe estar preparado para apoyar al equipo mientras todos aprenden lo básico.
Empieza con poco — apunta a un par de Objetivos para el trimestre y respáldalos con tres Resultados Clave cada uno. Fomenta las actualizaciones semanales para obtener los mejores resultados.
Paso 3. Define tus Objetivos
¿Cómo decides cuál debe ser tu enfoque trimestral? Una forma es utilizar el marco AARRR. Este marco identifica cinco etapas: adquisición, activación, retención, recomendación e ingresos.
- Adquisición: ¿cómo nos encuentran los clientes?
- Activación: ¿cómo se convierten en clientes quienes nos encuentran?
- Retención: ¿con qué frecuencia regresan los clientes?
- Recomendación: ¿con qué frecuencia nos recomiendan los clientes?
- Ingresos: ¿cuánto dinero estamos generando?
Los equipos de operaciones tendrán que meter la mano en todos los tarros de miel, pero los ingresos pueden ser su enfoque principal.
Paso 4. Define tus Resultados Clave
Para acompañar tus Objetivos, enumera Resultados Clave. Los buenos Resultados Clave siguen las pautas SMART — son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido.
Para ayudarte a visualizarlo, hemos creado una plantilla para escribir Resultados Clave SMART:
- Mejorar <métrica> de X a Y
Recuerda — los Resultados Clave deben definir el éxito de tus métricas. Una vez que hayas redactado tus métricas, compáralas con tus objetivos para comprobar su relevancia.
Paso 5. Enumera tus proyectos
Aquí viene la parte fácil — piensa en lo que puedes hacer para avanzar en tus Resultados Clave y crea una lista de tareas. Puede ser tan corta o larga como te convenga a ti y a tu equipo, pero ten en cuenta que una lista muy larga puede desanimar a los principiantes.
Aquí tienes una guía para gestionar tus tareas en la aplicación Tability.
Ejemplos de OKR para operaciones
Puede que estés pensando: «Es mucha información», así que vamos a ilustrarlo. Al escribir tus primeros OKR, céntrate en los resultados y la responsabilidad en lugar de en los proyectos. Los siguientes ejemplos ilustran ese proceso y muestran cómo son los OKR para los equipos de operaciones.
Ejemplos de OKR para la mejora de procesos
La mejora de procesos es el pan de cada día de los equipos de operaciones. Un enfoque de optimización de procesos consiste en examinar y mejorar los procesos organizativos para optimizar el rendimiento del equipo. Esto en última instancia mejora la eficiencia del lugar de trabajo y, por extensión, la experiencia de los usuarios finales. Aquí tienes un ejemplo general de OKR para mejorar la eficiencia del equipo.
Crear un sistema interno para compartir conocimiento
Crear 25 artículos internos para compartir conocimiento
Realizar 5 talleres internos sobre mejor comunicación o colaboración
El equipo completó un total de 40 horas de cursos en video
Ejemplos de OKR para operaciones de ventas
El papel de las operaciones de ventas es apoyar y capacitar a los representantes de ventas para que vendan de forma más eficaz y mejoren la rentabilidad general. Aquí tienes un ejemplo de plan de OKR para un responsable de operaciones de ventas.
Transformar las ventas en un motor eficiente
Reducir el coste de adquisición de clientes de 740 $ a 350 $
Aumentar las ventas entrantes en un 30 %
Reducir el ciclo de ventas de 9 a 3 meses
Ejemplos de OKR para operaciones de atención al cliente
Los equipos de operaciones de atención al cliente ayudan a las empresas a construir e implementar mejores estrategias y funciones de servicio al cliente. A continuación se muestra un buen ejemplo del enfoque y plan trimestral para equipos de operaciones de atención al cliente.
Ser reconocidos por tener un soporte legendario
Mejorar el CSAT del 70 % al 85 %
Reducir el tiempo de primera respuesta a 1h
Mejorar el tiempo medio de resolución para que sea inferior a 5h
Seguimiento de tus OKR
Escribir OKR sin hacerles seguimiento es como comprometerse con algo sin llevarlo a cabo. Hacer seguimiento semanal de tus OKR es crucial para el éxito. Las actualizaciones semanales mantienen a los equipos de operaciones responsables, revelando tendencias negativas y permitiéndote corregirlas.
Pero las actualizaciones son más fáciles de decir que de hacer. Todo el equipo de operaciones debe poder implementarlas fácilmente para que sean eficaces. Aunque el software en línea no es fundamental para los OKR, las hojas de cálculo, las fórmulas y las actualizaciones manuales pueden hacer que tu equipo termine detestando los OKR.
Te presentamos Tability — nuestro asistente de OKR en línea que simplifica las cosas con actualizaciones integradas y recordatorios. Nuestro software automatiza el marco de OKR, facilitando que tu equipo de operaciones lo adopte.
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¿Qué otras métricas de operaciones puedes usar?
Es momento de seleccionar las mejores métricas para el éxito de tu equipo de operaciones. Hemos compilado las mejores métricas de éxito para operaciones que puedes usar.
Puede que quieras empezar con estas:
Costes administrativos
Los gastos administrativos de una empresa, como los salarios ejecutivos y el coste de gestionar la organización.
Retención de clientes
Cuántos clientes se convierten en clientes recurrentes y qué tan comprometidos están.
Margen de beneficio bruto
La cantidad de dinero que queda después de restar el coste de los bienes vendidos.
Gastos operativos
Los gastos operativos de una empresa, como el coste de los materiales y la mano de obra.
Cumplimiento de políticas
Qué tan bien cumplen los empleados con las políticas financieras, legales y de la empresa.
Productividad
Qué tan bien gestionan los empleados su tiempo y completan sus tareas.
Calidad del trabajo
El rendimiento y la producción de un equipo, individuo u organización.
Retorno de la publicidad
Cuánto dinero se gana frente a lo que se gasta en marketing y publicidad.
¿Tiene un objetivo en mente pero no sabe cómo alcanzarlo?
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