5 rituels incontournables pour les équipes Produit

« J'aurais aimé avoir une réunion de plus ! », a dit... personne.

Nous redoutons à juste titre les réunions répétées ou les grands groupes de personnes au travail. C'est chronophage, cela vous détourne du travail que vous aimez, et déjà, quel était l'ordre du jour ? De nombreuses réunions auraient pu être un e-mail ou une vidéo Loom.

Mais la collaboration en équipe est difficile, et il existe quelques points de contact réguliers qui peuvent considérablement simplifier la vie de chacun. Les rituels vous aident à véritablement exploiter la force de l'équipe, au lieu d'avoir d'excellents individus qui travaillent chacun de leur côté.

Commençons par quelques définitions. Pour qu'une réunion soit considérée comme un rituel, elle doit :

• Avoir lieu à une fréquence régulière.
• Réunir le même ensemble de personnes (bien sûr, les invités sont les bienvenus).
• Avoir un objectif précis et restreint.
• Faire référence aux itérations précédentes.

Pourquoi est-ce important ? On peut résumer cela à un seul principe : minimiser le coût de l'erreur. Une équipe qui peut revoir une décision la semaine suivante acceptera les incertitudes, sachant qu'elle pourra itérer rapidement. À l'inverse, une équipe qui organise des réunions stratégiques improvisées se battra bec et ongles sur chaque décision – impossible de savoir quand sera la prochaine occasion d'en parler.

Il existe un ensemble d'exercices que les organisations qui veulent rester flexibles et agiles devraient réaliser périodiquement. Dans cet article, je vais vous présenter 5 rituels simples que je recommande vivement à chaque équipe (et plus particulièrement aux équipes en télétravail). Certains vous paraîtront évidents, mais j'ai ajouté quelques astuces pour tirer un bénéfice supplémentaire de chaque activité.

La planification du lundi

Le week-end est fait pour se déconnecter du travail, et c'est précisément pour cette raison que vous devriez démarrer la semaine avec un rapide point de synthèse.

Comment animer cette réunion :

1. Commencez par faire le point sur vos résultats (OKRs trimestriels, objectifs...)
2. Puis vérifiez si vous devez ajuster vos livrables (roadmap, backlog...)

Vous devez procéder dans cet ordre pour avoir le bon contexte en tête lorsque vous prenez des décisions sur votre roadmap. Comprendre où en est chaque OKR vous aidera à ajuster vos projets en conséquence. Il est difficile de faire l'inverse.

Placer cette réunion en début de semaine est également essentiel pour qu'elle soit efficace. Vous ne voulez pas que les gens réalisent un jeudi qu'ils ont passé la moitié de la semaine à travailler sur des choses qui n'avaient pas d'importance.

Comment faire encore mieux :

Changez de modérateur à tour de rôle. Faire animer cette réunion par des personnes différentes est un excellent moyen de développer un sens partagé des responsabilités. Je vous recommande également d'utiliser un format de roadmap Now, Next, Later pour être plus flexible avec vos initiatives.

Les démos du vendredi

Commencez la semaine en planifiant votre travail, puis terminez-la en le présentant. Les démos du vendredi ne sont pas réservées aux développeurs ! Elles devraient impliquer autant de membres de l'équipe que possible, pour une session d'une heure. Dans notre entreprise, une réunion de démo peut facilement passer de la présentation d'une fonctionnalité à un aperçu d'une future campagne marketing, ou à la découverte des derniers goodies de l'entreprise.

L'objectif des démos est de faciliter le partage des connaissances et d'offrir une occasion de recueillir des retours avant que les choses ne soient déployées auprès des clients. C'est un moyen simple de se synchroniser et de soulever des questions avant qu'il ne soit trop tard.

Comment faire encore mieux :

Expliquez aux gens pourquoi vous avez travaillé sur quelque chose avant de présenter votre démo. Cela vous aide à relier le travail accompli aux priorités principales de l'équipe (et à renforcer la vision de la North Star).

Les entretiens clients hebdomadaires

Quand vous commencez à construire, il est facile d'avoir une vision tunnel et d'oublier les personnes qui utiliseront votre produit. Il y a de nombreux éléments en mouvement, et il y a toujours quelque chose à corriger ou à améliorer. Mais vous ne pouvez pas être centré sur le client si vous ne parlez pas à vos utilisateurs et à vos prospects.

Vous devriez vous efforcer d'avoir des conversations hebdomadaires avec des personnes de votre marché, et il existe 4 grandes catégories importantes :

• 🥰 les personnes qui adorent votre produit : elles vous diront ce à quoi il ne faut surtout pas toucher.
• 🤬 les personnes qui détestent votre produit : elles vous diront ce qui est frustrant.
• 💀 les clients perdus : ils vous aideront à anticiper les évolutions du marché.
• 👻 les non-clients (des personnes de votre marché qui utilisent une autre solution) : ils vous diront ce qu'il vous manque.

Comment faire encore mieux :

Aidez vos coéquipiers à se changer les idées en les invitant à des appels avec les clients. Ils n'ont pas besoin d'y participer activement : ils peuvent simplement écouter ou prendre des notes.

Entendre et voir comment les clients interagissent avec le produit transforme le code, la documentation et les tableurs en véritables histoires concrètes. Vous verrez l'équipe s'impliquer davantage.

La revue mensuelle des KPI Business-as-usual

Les KPI Business-as-usual (BAU KPIs) sont un ensemble central de métriques qui vous aident à comprendre la santé de votre activité. Ils ne sont pas la même chose que les objectifs évoqués lors de la réunion de planification. En supposant que vous utilisiez les OKR, voici en quoi les KPI BAU et les OKR diffèrent.

KPI BAU :‍

• Ce sont les mêmes métriques chaque mois.
• Vous les utilisez pour vous assurer que votre activité est en bonne santé.
• Purement quantitatifs.

OKR :

• Ils changent chaque trimestre.
• Vous les utilisez pour concentrer votre attention sur des aspects spécifiques de votre activité que vous souhaitez améliorer.
• Ils mêlent des énoncés qualitatifs et quantitatifs.

Les revues hebdomadaires des OKR vous aident à ajuster votre stratégie, les revues mensuelles des KPI vous aident à vous assurer que vous avez le bon ensemble d'OKR. Je m'attends à ce que la plupart des lecteurs disposent déjà d'un tableur avec leurs métriques clés, mais la vraie question porte plutôt sur la façon dont vous les utilisez.

Les indicateurs de succès ne devraient pas, à eux seuls, orienter votre stratégie. Ils devraient plutôt vous aider à identifier les grands objectifs que vous devez aborder. Il est donc utile de prendre le temps chaque mois de revoir vos indicateurs de santé et de vous assurer que la stratégie actuelle a toujours du sens. Si ce n'est pas le cas, il est peut-être temps de revoir vos objectifs trimestriels.

Comment faire encore mieux :

Vos KPI devraient suivre le parcours client. Le nombre de leads en haut, l'usage et la rétention au milieu, le chiffre d'affaires et le taux d'attrition en bas.

Les rétrospectives mensuelles

Enfin, et ce n'est pas le moins important, les rétrospectives. Les rétrospectives (ou « retros ») sont généralement associées aux équipes agiles, mais elles peuvent faire des merveilles pour toute votre organisation si vous les appliquez à grande échelle. Le but ultime des rétrospectives est de faire évoluer le statu quo. Elles vous obligent à vous arrêter, à écouter les retours, et à déterminer ensemble, avec votre équipe, ce qui doit changer.

C'est une technique simple mais puissante qui peut mettre en lumière des workflows manquants, des lacunes dans votre stratégie, ou même des problèmes liés à la culture de votre entreprise. Il existe de nombreuses façons d'animer une rétrospective, mais elle devrait au moins répondre aux questions suivantes :

• Que s'est-il passé au cours de la période écoulée ?
• Comment l'équipe se sent-elle à ce sujet ?
• Qu'est-ce qui fonctionne ?
• Que devrions-nous changer ?

Chez Tability, nous organisons des rétrospectives OKR avant de définir les nouveaux objectifs du trimestre. C'est un excellent moyen de nous assurer d'éviter le biais de récence et d'avoir une vue d'ensemble complète avant de rédiger le prochain ensemble de priorités de l'entreprise.

Comment faire encore mieux :

Engagez-vous sur 3 actions concrètes par rétrospective, et assurez-vous qu'elles aient chacune un responsable. Identifier les problèmes n'est que la partie visible de l'iceberg – il faut encore agir en conséquence.