5 unverzichtbare Rituale für Produktteams

„Ich wünschte, ich hätte noch ein Meeting!“, hat noch nie jemand gesagt.

Wir fürchten zu Recht wiederkehrende Zusammenkünfte oder große Menschenansammlungen bei der Arbeit. Es kostet Zeit, hält dich von der Arbeit ab, die du liebst, und wie war noch mal die Agenda? Viele Meetings hätten auch eine E-Mail oder ein Loom-Video sein können.

Aber Teamarbeit ist schwierig, und es gibt ein paar regelmäßige Berührungspunkte, die das Leben aller drastisch erleichtern können. Rituale helfen dir dabei, die Kraft des Teams wirklich zu nutzen, statt einzelne großartige Köpfe isoliert vor sich hin arbeiten zu lassen.

Fangen wir mit ein paar Definitionen an. Damit ein Meeting als Ritual gilt, muss es:

• In regelmäßigen Abständen stattfinden.
• Immer von derselben Gruppe von Personen besucht werden (Gäste sind natürlich willkommen).
• Einen klar begrenzten Fokus haben.
• Auf frühere Durchläufe Bezug nehmen.

Warum ist das wichtig? Man kann es auf ein einziges Prinzip herunterbrechen: die Kosten des Irrtums minimieren. Ein Team, das eine Entscheidung in der folgenden Woche noch einmal überprüfen kann, akzeptiert Unsicherheiten, weil es weiß, dass es schnell nachjustieren kann. Ein Team dagegen, das spontane Strategie-Meetings abhält, kämpft bei jeder Entscheidung verbissen – man weiß ja nie, wann die nächste Gelegenheit zum Reden kommt.

Es gibt eine Reihe von Übungen, die Organisationen, die flexibel und agil bleiben wollen, regelmäßig durchführen sollten. In diesem Beitrag stelle ich dir 5 einfache Rituale vor, die ich jedem Team (und besonders Remote-Teams) sehr empfehle. Manche davon werden dir offensichtlich vorkommen, aber ich habe jeweils ein paar Tipps ergänzt, mit denen du noch mehr aus jeder Aktivität herausholst.

Montagsplanung

Das Wochenende ist dazu da, von der Arbeit abzuschalten – genau deshalb solltest du die Woche mit einem kurzen Überblick starten.

So gestaltest du dieses Meeting:

1. Beginne damit, deine Ergebnisse zu reflektieren (quartalsweise OKRs, Ziele ...)
2. Prüfe anschließend, ob du deine Outputs anpassen musst (Roadmap, Backlog ...)

Du musst die Dinge in dieser Reihenfolge angehen, um den richtigen Kontext im Kopf zu haben, wenn du Roadmap-Entscheidungen triffst. Zu verstehen, wie es um jedes OKR steht, hilft dir, deine Projekte entsprechend anzupassen. Umgekehrt funktioniert das kaum.

Dieses Meeting an den Anfang der Woche zu legen, ist ebenfalls entscheidend, damit es wirksam ist. Niemand soll erst donnerstags merken, dass er die halbe Woche an Dingen gearbeitet hat, die gar nicht wichtig waren.

So machst du es noch besser:

Wechsle die Moderation ab. Verschiedene Personen mit der Leitung dieses Meetings zu betrauen, ist ein hervorragender Weg, ein gemeinsames Verantwortungsgefühl aufzubauen. Ich empfehle dir außerdem, ein Now-Next-Later-Roadmap-Format zu verwenden, um bei deinen Initiativen flexibler zu bleiben.

Freitagsdemos

Starte die Woche damit, deine Arbeit zu planen, und beende sie damit, sie zu zeigen. Freitagsdemos sind nicht nur etwas für Entwickler! An ihnen sollten möglichst viele Teammitglieder teilnehmen, in einer einstündigen Session. Bei uns im Unternehmen kann ein Demo-Meeting locker von der Vorstellung eines Features zu einem Blick auf eine kommende Marketingkampagne oder den neuesten Merch-Designs übergehen.

Der Zweck von Demos ist es, Wissensaustausch zu fördern und Gelegenheit für Feedback zu geben, bevor etwas bei den Kunden landet. Es ist eine einfache Möglichkeit, sich abzustimmen und Fragen zu klären, bevor es zu spät ist.

So machst du es noch besser:

Erzähle den Leuten warum du an etwas gearbeitet hast, bevor du mit deiner Demo beginnst. Das hilft dir, die Arbeit mit den wichtigsten Prioritäten des Teams zu verknüpfen (und bekräftigt, was der North Star ist).

Wöchentliche Kundeninterviews

Wenn du anfängst, etwas aufzubauen, bekommst du leicht einen Tunnelblick und vergisst die Menschen, die dein Produkt später nutzen werden. Es gibt viele bewegliche Teile, und es gibt immer etwas, das du reparieren oder verbessern kannst. Aber kundenorientiert kannst du nur sein, wenn du mit deinen Nutzern und Interessenten sprichst.

Du solltest wöchentliche Gespräche mit Menschen aus deinem Markt anstreben, und dabei gibt es 4 wichtige Kategorien:

• 🥰 die Menschen, die dein Produkt lieben: Sie sagen dir, woran du besser nichts änderst.
• 🤬 die Menschen, die dein Produkt hassen: Sie sagen dir, was frustrierend ist.
• 💀 verlorene Kunden: Sie helfen dir, Marktveränderungen vorherzusehen.
• 👻 Nicht-Kunden (Menschen in deinem Markt, die eine andere Lösung nutzen): Sie sagen dir, was dir fehlt.

So machst du es noch besser:

Hilf den Mitgliedern deines Teams, mal den Kopf freizubekommen, indem du sie zu Kundengesprächen einlädst. Sie müssen nicht aktiv teilnehmen und können einfach zuhören oder Notizen machen.

Zu hören und zu sehen, wie Kunden mit dem Produkt interagieren, verwandelt Code, Dokumentation und Tabellen in waschechte Geschichten aus dem echten Leben. Du wirst sehen, wie das Team dadurch stärker engagiert ist.

Monatliche Business-as-usual-KPI-Reviews

Business-as-usual-KPIs (BAU-KPIs) sind ein zentraler Satz von Kennzahlen, die dir helfen, die Gesundheit deines Unternehmens zu verstehen. Sie sind nicht dasselbe wie die Ziele, über die im Planungsmeeting gesprochen wird. Angenommen, du nutzt OKRs, dann unterscheiden sich BAU-KPIs und OKRs wie folgt.

BAU-KPIs:‍

• Es sind jeden Monat dieselben Kennzahlen.
• Du nutzt sie, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen gesund ist.
• Rein quantitativ.

OKRs:

• Sie ändern sich jedes Quartal.
• Du nutzt sie, um deine Aufmerksamkeit auf bestimmte Aspekte deines Unternehmens zu lenken, die du verbessern möchtest.
• Sie verbinden qualitative und quantitative Aussagen.

Wöchentliche OKR-Reviews helfen dir, deine Strategie anzupassen; monatliche KPI-Reviews helfen dir sicherzustellen, dass du die richtigen OKRs hast. Ich gehe davon aus, dass du bereits eine Tabelle mit deinen wichtigsten Kennzahlen hast, aber die eigentliche Frage ist eher, wie du sie nutzt.

Erfolgskennzahlen allein sollten nicht deine Strategie bestimmen. Stattdessen sollten sie dir helfen, die großen Ziele herauszufinden, die du angehen musst. Es lohnt sich also, dich jeden Monat hinzusetzen, deine Gesundheitskennzahlen zu überprüfen und sicherzustellen, dass die aktuelle Strategie noch sinnvoll ist. Falls nicht, ist es vielleicht Zeit, deine vierteljährlichen Ziele zu überdenken.

So machst du es noch besser:

Deine KPIs sollten der Customer Journey folgen. Lead-Zahlen oben, Nutzung und Retention in der Mitte, Umsatz und Abwanderung unten.

Monatliche Retrospektiven

Last but not least: Retrospektiven. Retrospektiven (Retros) werden meist mit agilen Teams in Verbindung gebracht, können aber wahre Wunder für deine Organisation bewirken, wenn du sie unternehmensweit einsetzt. Der eigentliche Zweck von Retros ist es, den Status quo zu verändern. Sie zwingen dich dazu, innezuhalten, Feedback zu hören und gemeinsam mit deinem Team herauszufinden, was sich ändern muss.

Es ist eine einfache, aber wirkungsvolle Technik, die fehlende Workflows, Lücken in deiner Strategie oder sogar Probleme in der Unternehmenskultur sichtbar machen kann. Es gibt viele verschiedene Wege, Retros durchzuführen, aber sie sollten mindestens die folgenden Fragen beantworten:

• Was ist im vergangenen Zeitraum passiert?
• Wie fühlt sich das Team dabei?
• Was funktioniert gut?
• Was sollten wir ändern?

Bei Tability führen wir OKR-Retrospektiven durch, bevor wir die neuen Ziele für das Quartal festlegen. So stellen wir sicher, dass wir den Recency-Bias vermeiden und den vollständigen Kontext haben, bevor wir die nächsten Unternehmensprioritäten festlegen.

So machst du es noch besser:

Verpflichte dich auf 3 Maßnahmen pro Retro und stelle sicher, dass sie jeweils eine verantwortliche Person haben. Probleme zu erkennen ist nur die Spitze des Eisbergs – du musst trotzdem etwas dagegen unternehmen.