5 rituales imprescindibles para equipos de Producto

«Ojalá tuviera otra reunión», dijo nadie jamás.

Con razón tememos las reuniones repetidas o los grandes grupos de personas en el trabajo. Consumen mucho tiempo, te apartan del trabajo que te gusta y, ¿cuál era el orden del día otra vez? Muchas reuniones podrían haber sido un correo electrónico o un vídeo de Loom.

Pero colaborar en equipo es difícil, y existen algunos puntos de contacto regulares que pueden facilitar enormemente la vida de todos. Los rituales te ayudan a aprovechar realmente el poder del equipo, en lugar de tener grandes individuos trabajando cada uno por su lado.

Empecemos con algunas definiciones. Para que una reunión se considere un ritual, debe:

• Celebrarse con una frecuencia regular.
• Contar con la asistencia del mismo grupo de personas (por supuesto, los invitados son bienvenidos).
• Tener un enfoque muy acotado.
• Hacer referencia a iteraciones anteriores.

Entonces, ¿por qué importa esto? Puedes resumirlo en un único principio: minimizar el coste de equivocarse. Un equipo que puede revisar una decisión la semana siguiente aceptará la incertidumbre sabiendo que podrá iterar rápidamente. En cambio, un equipo que organiza reuniones de estrategia improvisadas luchará con uñas y dientes por cada decisión, porque nunca se sabe cuándo llegará la próxima oportunidad de hablar.

Existe un conjunto de ejercicios que las organizaciones que quieren ser flexibles y ágiles deberían realizar periódicamente. En este artículo te presento 5 rituales sencillos que recomiendo encarecidamente para cualquier equipo (y especialmente para los equipos remotos). Algunos te parecerán obvios, pero he añadido un par de consejos para sacar un beneficio extra de cada actividad.

Planificación del lunes

Los fines de semana están hechos para desconectar del trabajo, y por eso precisamente deberías empezar la semana con un repaso rápido.

Cómo dirigir esta reunión:

1. Empieza reflexionando sobre tus resultados (OKR trimestrales, objetivos...)
2. Después, comprueba si necesitas ajustar tus entregables (roadmap, backlog...)

Debes hacer las cosas en ese orden para tener el contexto adecuado en mente a la hora de tomar decisiones sobre el roadmap. Entender cómo va cada OKR te ayudará a ajustar tus proyectos en consecuencia. Es difícil hacerlo al revés.

Colocar esta reunión al principio de la semana también es crucial para que sea eficaz. No quieres que la gente se dé cuenta un jueves de que ha pasado media semana trabajando en cosas que no importaban.

Cómo hacerlo aún mejor:

Rota quién modera. Hacer que distintas personas dirijan esta reunión es una excelente forma de generar un sentido de responsabilidad compartida. También te recomiendo usar un formato de roadmap Now, Next, Later para ser más flexible con tus iniciativas.

Demos del viernes

Empieza la semana planificando tu trabajo y termínala mostrándolo. ¡Las demos del viernes no son solo para desarrolladores! Deberían implicar a tantos miembros del equipo como sea posible, en una sesión de una hora. En nuestra empresa, una reunión de demo puede pasar fácilmente de mostrar una funcionalidad a echar un vistazo a una futura campaña de marketing o a los últimos diseños de merchandising.

El propósito de las demos es facilitar el intercambio de conocimiento y dar la oportunidad de recibir feedback antes de que las cosas lleguen a los clientes. Es una forma sencilla de sincronizarse y plantear preguntas antes de que sea demasiado tarde.

Cómo hacerlo aún mejor:

Cuéntale a la gente por qué has trabajado en algo antes de entrar en tu demo. Esto te ayuda a conectar el trabajo con las principales prioridades del equipo (y a reforzar cuál es el North Star).

Entrevistas semanales con clientes

Cuando empiezas a construir algo, es fácil obsesionarse y olvidarse de las personas que van a usar tu producto. Hay muchas piezas en movimiento, y siempre hay algo que puedes arreglar o mejorar. Pero no puedes estar orientado al cliente si no hablas con tus usuarios y clientes potenciales.

Deberías esforzarte por tener conversaciones semanales con gente de tu mercado, y hay 4 grandes categorías que importan:

• 🥰 las personas que adoran tu producto: te dirán con qué no deberías meterte.
• 🤬 las personas que odian tu producto: te dirán qué resulta frustrante.
• 💀 los clientes perdidos: te ayudarán a anticipar cambios en el mercado.
• 👻 los no clientes (personas de tu mercado que usan otra solución): te dirán qué te falta.

Cómo hacerlo aún mejor:

Ayuda a tu equipo a despejarse invitándolo a las llamadas con clientes. No tienen que participar activamente; pueden simplemente escuchar o tomar notas.

Escuchar y ver cómo los clientes interactúan con el producto convierte el código, la documentación y las hojas de cálculo en historias reales. Verás cómo el equipo se involucra cada vez más.

Revisión mensual de los KPI Business-as-usual

Los KPI Business-as-usual (KPI BAU) son un conjunto básico de métricas que te ayudan a entender la salud de tu negocio. No son lo mismo que los objetivos de los que se habla en la reunión de planificación. Suponiendo que uses OKR, así es como se diferencian los KPI BAU de los OKR.

KPI BAU:‍

• Son las mismas métricas cada mes.
• Los usas para asegurarte de que tu negocio está sano.
• Puramente cuantitativos.

OKR:

• Cambian cada trimestre.
• Los usas para centrar tu atención en aspectos concretos de tu negocio que quieres mejorar.
• Combinan enunciados cualitativos y cuantitativos.

Las revisiones semanales de los OKR te ayudan a ajustar tu estrategia; las revisiones mensuales de los KPI te ayudan a asegurarte de que tienes el conjunto correcto de OKR. Supongo que la mayoría de los lectores ya tiene una hoja de cálculo con sus métricas clave, pero la verdadera pregunta es más bien cómo las usas.

Las métricas de éxito por sí solas no deberían guiar tu estrategia. En cambio, deberían ayudarte a identificar los grandes objetivos que necesitas abordar. Así que es bueno sentarte cada mes a revisar tus métricas de salud y asegurarte de que la estrategia actual sigue teniendo sentido. Si no es así, quizá sea el momento de revisar tus objetivos trimestrales.

Cómo hacerlo aún mejor:

Tus KPI deberían seguir el recorrido del cliente. Las cifras de leads arriba, el uso y la retención en el medio, los ingresos y la cancelación (churn) abajo.

Retrospectivas mensuales

Por último, pero no menos importante, las retrospectivas. Las retrospectivas (retros) suelen asociarse a los equipos ágiles, pero pueden obrar maravillas en toda tu organización si las aplicas de forma global. El propósito último de las retros es cambiar el statu quo. Te obligan a detenerte, escuchar el feedback y descubrir junto con tu equipo qué hay que cambiar.

Es una técnica sencilla pero poderosa que puede sacar a la luz workflows ausentes, lagunas en tu estrategia o incluso problemas con la cultura de tu empresa. Hay muchas formas distintas de hacer una retro, pero como mínimo debería responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué ha pasado en el último periodo?
• ¿Cómo se siente el equipo al respecto?
• ¿Qué está funcionando?
• ¿Qué deberíamos cambiar?

En Tability hacemos retrospectivas de OKR antes de fijar los nuevos objetivos del trimestre. Es una forma excelente de asegurarnos de evitar el sesgo de recencia y de tener todo el contexto antes de redactar el siguiente conjunto de prioridades de la empresa.

Cómo hacerlo aún mejor:

Comprométete con 3 acciones por retro y asegúrate de que cada una tenga un responsable. Identificar los problemas es solo la punta del iceberg – todavía tienes que hacer algo al respecto.