La guía para principiantes sobre OKR

Parte 1. ¿Qué es un OKR?

Objective & Key Result (OKR) es un marco de definición y ejecución de objetivos que ayuda a alinear las metas y a las personas con la estrategia y la misión de la empresa. Puedes usar los OKR para ayudar a traducir la visión en acción, vinculando claramente los objetivos tácticos y estratégicos dentro de los equipos, para garantizar que toda la organización esté unida en lograr lo mismo.

Un plan de OKR debería tener de 3 a 5 Objetivos, con 3 a 5 Resultados Clave por objetivo. Esto garantiza que te centres solo en lo que importa, puedas priorizar bien y ejecutar esas prioridades con agilidad.

Parte 2. ¿Por qué usar OKR?

El marco OKR es una de las mejores herramientas para la ejecución de estrategias en todo el mundo.

Los sistemas tradicionales de definición y ejecución de objetivos se han basado en gran medida en enfoques mecanicistas y obsoletos que ya no generan resultados. Lo triste es que la mayoría de los líderes empresariales siguen sin conocer las alternativas. En un entorno donde las empresas experimentan cambios a un ritmo exponencial, sus respuestas a estos cambios siguen siendo lentas. Esto hace que las empresas se sientan vulnerables y afecta sus resultados financieros, no solo en términos de rentabilidad y sostenibilidad, sino que también deja a sus empleados desmotivados y desconectados.

Muchas organizaciones establecen metas como parte de sus planes operativos anuales y los combinan con un ciclo anual de gestión del desempeño. El desempeño de los empleados se califica usando curvas de campana y la plantilla se clasifica a la fuerza para encajar en una escala de calificación al final del año. Los OKR, en cambio, están pensados para desvincularse de las estrategias de recompensa por desempeño y se establecen trimestralmente. Esto permite a los equipos e individuos evaluar los cambios del mercado, pivotar en tiempo real y, lo más importante, aprender a fallar rápido. Los OKR fomentan alejarse de simplemente completar tareas, para centrarse en los resultados.

Es una buena práctica hacer que los OKR sean transparentes y accesibles para todos los empleados de la organización siempre que sea posible. Cuando los empleados entienden los objetivos de la empresa y cómo se relacionan con el trabajo que realizan, esto contribuye en gran medida a la «relevancia del puesto» y a encontrar propósito en su trabajo. Esto se traduce en mayores niveles de compromiso y motivación de los empleados.

Los beneficios

#1 Enfoque láser en las prioridades

La estructura del marco OKR obliga a las organizaciones, equipos e individuos a centrarse en lo que más importa. Los OKR son la capa importante por encima de las métricas del «día a día», que da importancia a unos pocos objetivos específicos para fomentar el mayor impacto de tus equipos. Es una simple regla 80-20. Al centrarte en el 20 % de los objetivos prioritarios, logras el 80 % del impacto en el negocio.

#2 Mayores aspiraciones de los empleados

Las personas y los equipos pueden añadir metas de abajo hacia arriba a los OKR estratégicos y tácticos. Esto no solo ayuda a aprovechar la inteligencia colectiva de la organización, sino que también genera mayores niveles de implicación y responsabilidad.

#3 Mayor alineación

Por naturaleza, los OKR deben estar alineados para tener éxito. Fomentan el trabajo en equipo y garantizan una mayor unificación para lograr la estrategia y la misión.  

#4 Compromiso de los empleados

Con la alineación de los OKR individuales y de equipo con los OKR organizacionales, los empleados pueden ver claramente cómo su trabajo contribuye al éxito de la organización. Esto impacta positivamente en la motivación, el propósito y el impulso de los empleados, gracias a la visibilidad de sus contribuciones.

#5 Mayor innovación

Con la inteligencia colectiva de la organización y el cultivo de una cultura de definición de metas multidireccional, los empleados contribuirán e innovarán más de forma natural. Esto favorece la agilidad y la experimentación rápida, donde una mentalidad de «fallar rápido» y el aprendizaje fomentado son la norma.

#6 Sentido de propiedad

Una mayor implicación en aquello en lo que trabajan los empleados significa un mayor sentido de propiedad. Con los OKR, los equipos y sus miembros deben estar constantemente implicados y respaldados por un liderazgo ágil. Los líderes deben desempeñar el papel de coach y facilitador, permitiendo que los miembros del equipo co-creen el plan para el crecimiento de la organización.

#7 Creación de valor

Los OKR ayudan a centrarse en el resultado, y no solo en los entregables. Esto hace que los empleados dediquen más tiempo a encontrar soluciones para crear mejores resultados, en lugar de simplemente completar actividades de su lista de tareas. Mejores resultados significan más valor creado.

Preguntas frecuentes sobre OKR

Parte 3. Profundizando en los Objetivos, Resultados Clave e Iniciativas

Objetivos

¿Adónde quiero llegar?

¿Qué quiero lograr?

Los Objetivos deben responder a estas preguntas. Un sentido de dirección bien elaborado que inspire a las personas a trabajar para alcanzarlos. Al final del plazo asignado, deberías poder saber con certeza si has logrado el objetivo o no.

Directrices

1. Debe ser aspiracional, emocionante y direccional (alineado con el propósito, la misión o la estrategia).
2. Una meta cualitativa.  
3. Limítate a 3-5 objetivos, para mantener un enfoque láser.
4. Empieza con verbos de acción, por ejemplo, Crear la marca más querida.
5. Ya sea «comprometido» (corto plazo) o «aspiracional» (largo plazo).

¿Dónde se ubican dentro de una organización?

Los Objetivos pueden crearse en distintos niveles dentro de la organización. Algunos ejemplos:

• Objetivos organizacionales anuales
• Objetivos organizacionales trimestrales
• Objetivos departamentales
• Objetivos de equipos funcionales
• Objetivos de equipos multifuncionales

Alinear los objetivos con la estrategia

Los Objetivos deben derivarse de la estrategia de tu empresa. Dada la volatilidad, incertidumbre y complejidad del mercado global, las estrategias a menudo no son válidas más allá de un año, a menos que seas clarividente.  Establecer tus OKR organizacionales en línea con lo que intentas lograr estratégicamente ayudará a mover la aguja. Por ejemplo, si tu estrategia es crear nuevos productos dentro de un mercado ya existente, necesitarás un objetivo asociado para garantizar que los equipos trabajen en esa dirección y, en última instancia, logren el éxito.

Ejemplo de Objetivo organizacional anual

Trimestre 1 – Objetivo 1: Lanzar un producto exitoso en Asia.

Resultados Clave

¿Cómo mido el éxito?

¿Cómo sabré que he logrado mi objetivo?

Los Resultados Clave deben responder a estas preguntas. Unos resultados clave claros deberían dar una idea de cuán bien (eficacia) y cuán rápido (eficiencia) deberías poder alcanzar tu meta

Directrices

1. Refleja el éxito del Objetivo asociado.
2. Debe ser una métrica cuantitativa de KRs con una meta.
3. Limítate a 3-5 KRs por Objetivo.
4. Concéntrate en el destino, no en los medios para llegar allí. Haz que los resultados clave se basen en el valor, no en la actividad (las actividades estrechan el foco hacia la finalización en lugar del impacto).

Ejemplo de Objetivo organizacional anual

Trimestre 1 – Objetivo 1: Lanzar un producto exitoso en Asia.

• Resultado Clave 1.1: Lanzar la versión 1 del producto.
• Resultado Clave 1.2: Alcanzar 2 millones de dólares en ventas netas del producto.
• Resultado Clave 1.3: Generar un margen operativo del 55 %.

Iniciativas

¿Qué hacemos para llegar allí?

Las acciones, tareas, proyectos e iniciativas que emprendes día a día para trabajar hacia tus metas. Están dentro de tu círculo de influencia.

Parte 4. Equilibrar los OKR

Equilibrar la eficiencia (velocidad) y la eficacia (calidad) de los resultados clave amplificará la creación de valor.

Ejemplo 1

Este OKR de gran premio anticipa que reducir el tiempo de parada en boxes puede llevar a tomar atajos o, como mínimo, a errores involuntarios a medida que el equipo acelera su trabajo. No basta con trabajar más rápido; el equipo de boxes también debe cometer la menor cantidad posible de errores. Al combinar los dos resultados clave, el equipo deja claro que su meta es aumentar tanto la velocidad como la calidad de su trabajo.

Objetivo - Ganar el gran premio 2020.

• Resultado Clave 1 - Reducir el tiempo medio de parada en boxes en un segundo.
• Resultado Clave 2 - Reducir los errores en boxes en un 50 %.

Ejemplo 2

Objetivo - Crear la experiencia de cliente más increíble.

• Resultado Clave 1 - El Net Promoter Score aumenta de 60 a 65 en el T1.
• Resultado Clave 2 - El 20 % de los clientes realiza una compra repetida en el T1.
• Resultado Clave 3 - El coste del servicio de atención al cliente es < 30 % de los ingresos en el T1.

Parte 5. Alineación de OKR

La alineación a nivel de toda la empresa debería ser el foco de los OKR. Desde arriba, los OKR organizacionales deben reflejar tu estrategia, misión y visión. Desde abajo, los OKR a nivel de equipo y departamento deben alinearse con los OKR de toda la empresa.

La primera regla de la alineación es: si el OKR no contribuye a los OKR organizacionales de nivel superior, debe descartarse. Esto evita que los equipos y las personas trabajen en iniciativas o proyectos que no contribuyen a las prioridades de la organización, y que redacten OKR que en realidad no necesitan serlo.

La segunda regla clave: sé transparente con tus OKR e iniciativas. Cuando los equipos pueden ver lo que ocurre en todos los ámbitos,  la ejecución se vuelve más rápida y sencilla. El propósito de la alineación es asegurar que todos trabajen hacia las mismas metas e inviertan tiempo y otros recursos valiosos en un  único propósito.

Parte 6. Revisión de los OKR

Fomentar el aprendizaje y el crecimiento en el lugar de trabajo suele ser una de las principales razones para implementar el marco OKR. Al final de cualquier ciclo (fin de trimestre o de año), es fundamental revisar y reflexionar sobre tus OKR, para aprender de ellos.

Cuando evalúes tus OKR, determina de forma objetiva si has logrado lo que te propusiste. Puedes usar métodos de calificación, retrospectivas u otra forma de revisión. Comprende el análisis y úsalo para dar forma a tu próximo ciclo de planificación. Por ejemplo, una retrospectiva de fin del T1 ayudaría a sentar las bases de los OKR del T2. Una retrospectiva de fin de año de la empresa debería respaldar la estrategia y los OKR del año siguiente.

Parte 7. Cultivar la cultura

Una razón principal por la que casi el 70 % de las iniciativas de OKR fracasan es la falta de una cultura organizacional de apoyo. A menudo, los directores ejecutivos se preguntan si deberían esperar a desarrollar la cultura adecuada antes de implementar los OKR.  

La respuesta sencilla es: ¡no realmente! Es un poco como el dilema del huevo y la gallina. Cuando implementas los OKR correctamente, apoyas la difusión de la cultura adecuada; y, a la inversa, cuando tu cultura es lo bastante constructiva, los OKR tienden a florecer. La intención es clave aquí.

Implementar los OKR a ciegas, sin evaluar las operaciones de la organización, es una pérdida de tiempo colosal, sin mencionar la expectativa de un impacto intangible en todo el sistema.

Empieza con un liderazgo ágil

Las prácticas de liderazgo ágil pueden transformar verdaderamente cómo se presentan los líderes en el lugar de trabajo y potenciar el empoderamiento de los equipos; esto ofrece una buena base para que los OKR florezcan.

Consolida los rituales de equipo

Desarrolla ritmos de equipo en torno a las metas para impulsar el enfoque y la responsabilidad. Esto ayudará a los equipos a trabajar de forma efectiva hacia sus metas y fomentará una cultura que impulse el crecimiento individual.

Lo importante aquí es que cada equipo tenga un ritual, y que este especifique cómo se alinean los OKR, cuándo se revisa el progreso de las metas y cuándo se discuten las prioridades. Esto puede variar de un equipo a otro según los flujos de trabajo.

Parte 8. Errores comunes y soluciones

OKR frente a gestión del desempeño

Error: Los OKR como sistema de gestión del desempeño

Solución: Los OKR para metas, dirección y priorización estratégica del trabajo. Un sistema independiente de gestión del desempeño y recompensas

OKR frente a estrategia‍

Error: Ninguna conexión entre los OKR y la estrategia‍

Solución: Empieza por la estrategia, y luego construye metas organizacionales que ayuden a alcanzar esa estrategia

OKR medibles

Error: Los resultados clave no son medibles

Solución: Asegúrate de que los resultados clave sean una métrica basada en el valor

OKR frente a actividades

Error: Resultados Clave basados en actividades

Solución: Capacita a los empleados para ayudarles a entender la diferencia entre resultados y entregables. Separa las iniciativas & tareas de los resultados clave, para que haya un lugar donde planificar ambos

Implementación de OKR

Error: Establecer OKR para toda la organización desde el principio

Solución: Implementa los OKR poco a poco, empezando por unos pocos equipos, o solo el liderazgo. Una vez que lo hayan asimilado, pasa al siguiente

Número de OKR

Error: Tener demasiados objetivos y resultados clave dentro de un mismo ciclo

Solución: Educa a la empresa sobre la teoría de OKR, y deja claro que no todo necesita un OKR

Transparencia de los OKR

Error: Ninguna transparencia en toda la organización

Solución: Sé abierto respecto a la estrategia de la empresa y los OKR, siempre que sea posible

Seguimiento de los OKR

Error: No hacer seguimiento de los OKR durante todo el trimestre

Solución: Utiliza un software de OKR sencillo, para que los equipos puedan visualizar el progreso y priorizar su trabajo en consecuencia

‍