Envie de tirer plus de vos OKR ? Sortez-les de vos tableurs

Suivriez-vous vos projets dans un tableur ? Vos epics, vos tâches, les discussions de votre équipe, votre progression ?

Sans doute pas. Nous utilisons des outils comme Jira, Trello ou Monday, car ils nous apportent de nombreuses réponses dès le départ. Un clic pour savoir ce qui est en cours, un autre pour voir un burn down chart, encore un pour changer le statut. Vous pourriez faire la même chose avec Google Sheet et quelques formules artisanales, mais il est bien plus simple et rapide d'adopter un bon outil de gestion de projet prêt à l'emploi.

La même logique s'applique aux OKR. Nous en sommes aux débuts de l'instrumentation de la stratégie, et la plupart des équipes utilisent encore des tableurs pour gérer leurs objectifs trimestriels. Mais cela a un coût. Tout comme pour les projets, il existe des questions clés auxquelles vous devriez pouvoir répondre rapidement à tout moment du trimestre.

Question 1 : sommes-nous sur la bonne voie ?

La réponse à cette question n'est pas aussi simple qu'il y paraît. En réalité, de nombreuses équipes obtiennent aujourd'hui de faux positifs à cause des modèles qu'elles utilisent. Laissez-moi vous expliquer.

Les OKR sont souvent présentés sous forme de tableau qui ne conserve que la dernière mise à jour de progression pour chaque Key Result. Ce serait comme regarder le graphique ci-dessous : vous voyez un point de données, et tout va bien tant que vous êtes au-dessus de la ligne de progression.

Le problème, c'est que les tendances peuvent raconter une tout autre histoire. Un graphique de progression semaine par semaine peut sembler bien moins engageant.

Si vous voulez bien faire vos OKR, vous devez chercher à avoir le même niveau de visibilité sur la progression de vos Key Results. Ne vous contentez pas d'un seul point de données – assurez-vous de pouvoir visualiser les tendances à la place.

Vous pouvez faire cela en ajoutant une colonne pour chaque semaine qui passe dans votre modèle, puis en créant un graphique de progression pour chacun de vos KR. Mais vous commencez déjà à voir la complexité augmenter, et il reste d'autres questions à résoudre.

Question 2 : qu'est-ce qui est actuellement à risque ?

Ceci fait suite au point précédent. Il doit être facile pour vous d'identifier les OKR en difficulté dans votre organisation. C'est d'autant plus important si vous êtes un manager avec plusieurs équipes à superviser.

Avec des tableurs, vous devrez créer des filtres personnalisés pour construire votre propre tableau de bord, ou attendre que quelqu'un d'autre vous rédige un rapport. Pire encore, vous n'aurez peut-être même pas de moyen d'obtenir cette information et devrez éplucher chaque feuille pour repérer les OKR en difficulté.

Ne serait-il pas préférable d'avoir un moyen simple d'isoler les OKR qui requièrent votre attention ?

Question 3 : quelle était notre dernière discussion ?

Les OKR, au fond, concernent avant tout la collaboration. Si tout ce que vous faites, c'est regarder la progression de métriques, alors vous avez un tableau de bord de KPI – un excellent outil, mais qui sert un objectif différent. Les OKR portent sur 2 choses :

• L'alignement en début de trimestre : c'est un moyen simple de créer une étoile polaire commune au sein de votre organisation.
• Le focus pendant le trimestre : c'est un cadre qui place les outcomes au centre et aide les équipes à ajuster leurs priorités en conséquence.

On parle souvent du premier avantage, mais le second est tout aussi important. La progression des OKR devrait être évoquée chaque semaine, et cela devrait vous aider à instaurer un cycle de feedback sain entre les outputs produits par l'équipe et les outcomes observés en conséquence.

Pour en revenir aux tableurs, il vous sera presque impossible de garder une trace des discussions et décisions hebdomadaires. Les connaissances se perdront, les actions seront oubliées.

Question 4 : que faisons-nous pour nous améliorer ?

Le dernier point concerne la mise en correspondance des OKR avec les activités et les projets. Savoir tôt qu'un objectif dévie est une bonne chose, mais les étapes suivantes consistent invariablement à examiner la feuille de route actuelle pour comprendre si l'on dispose du bon plan pour corriger la situation.

C'est difficile à faire quand vos objectifs sont à un endroit et vos projets à un autre. Il est donc préférable d'utiliser une plateforme comme Tability qui peut facilement vous montrer la liste des projets rattachés à un outcome spécifique.