5 questions hebdomadaires pour garder les équipes à distance alignées

La plupart des problèmes au travail proviennent de ruptures de communication. Il peut s'agir d'un projet qui prend du retard sans que personne ne le signale, d'un risque qui n'est pas communiqué assez tôt, ou simplement du besoin d'aide d'un collègue pour terminer une tâche. Nous pouvons tous exceller dans nos tâches individuelles, mais sans une bonne communication, la somme des parties ne sera jamais supérieure au tout – ce ne sera qu'un vrai désordre.

C'est un défi grandissant aujourd'hui, car de nombreuses équipes sont passées au télétravail. Nous avons beaucoup gagné en concentration personnelle et en productivité individuelle, mais nous avons aussi perdu notre capacité à converger spontanément vers un même ensemble de problèmes.

Par conséquent, de nombreuses entreprises se tournent vers le cadre OKR comme solution. Il promet un alignement en établissant une norme pour la définition des objectifs dans toute l'entreprise. Mais les OKR ne fonctionneront que si vous développez aussi d'excellentes habitudes de suivi des objectifs grâce à des points hebdomadaires.

Un point hebdomadaire peut être un outil puissant pour garder tout le monde aligné, surtout en télétravail. Dans cet article, vous trouverez 5 questions auxquelles les équipes devraient répondre chaque semaine, ainsi que des conseils concrets pour rédiger vos réponses.

Qu'est-ce qu'un point hebdomadaire ?

Un point hebdomadaire est une routine simple qui permet à chacun de rester informé de l'avancement de ses collègues. On le considère souvent comme un processus qui profite surtout aux managers, mais il y a aussi une grande valeur à consulter les mises à jour de vos coéquipiers. Les équipes et les individus peuvent finir isolés s'il n'existe aucun mécanisme forçant la communication entre équipes.

Les mises à jour hebdomadaires sont à la fois une célébration, une source d'information et un outil de coordination. Un designer peut s'en servir pour présenter son travail en cours et commencer à enthousiasmer l'équipe pour ce qui arrive. Un marketeur peut partager des premières statistiques de lancement et renforcer la confiance dans l'atteinte des objectifs. Un développeur peut publier un lien de démo et souligner les défis à venir autour desquels l'équipe devra se mobiliser.

Bien sûr, les dirigeants trouveront une grande valeur à pouvoir lire des résumés d'avancement. Mais les contributeurs individuels devraient voir leurs mises à jour hebdomadaires comme une occasion de recréer les échanges spontanés qui avaient lieu au bureau.

Bonnes pratiques pour votre point hebdomadaire

Ancrez votre point hebdomadaire autour d'objectifs existants

Vos efforts doivent correspondre à un ensemble d'objectifs précis. Cela doit se refléter dans vos points hebdomadaires en les reliant à des objectifs ou des OKR existants.

Restez concis

Un point hebdomadaire ne doit pas ressembler à une corvée administrative, ni se lire comme un roman. Rédigez des paragraphes courts ou utilisez des listes à puces faciles à parcourir pour l'équipe.

Évitez le jargon propre à votre équipe

Un point hebdomadaire est un outil de communication. Les personnes en dehors de votre équipe directe doivent pouvoir comprendre rapidement de quoi parle la mise à jour. Bien sûr, vous pouvez être précis et entrer dans des détails qui ne concernent que votre service. Mais évitez les acronymes obscurs ou les noms de projets non officiels.

Utilisez une plateforme dédiée

Un excellent outil de suivi des objectifs vous permettra de relier facilement votre point hebdomadaire à des objectifs ou des OKR existants. Il aidera les équipes à gagner du temps en répondant visuellement à de nombreuses questions (graphiques pour voir les tendances d'avancement, ou carré coloré pour la confiance), tout en offrant un moyen simple de maintenir la cohérence à grande échelle.

Vous saurez d'un coup d'œil si vous êtes dans les temps et à quel point l'équipe est confiante quant à l'atteinte des résultats visés.

Les 5 questions à aborder lors de votre point hebdomadaire

Question n°1 du point hebdomadaire : quels progrès avons-nous réalisés ?

La première question vise à comprendre les réalisations passées. Vous devriez vous référer à vos indicateurs de succès, mais ne vous contentez pas d'un simple chiffre comme « cette semaine, nous avons eu 34 leads ». Le lecteur doit comprendre comment les choses ont évolué par rapport aux semaines précédentes, et il est aussi préférable de lui rappeler l'objectif actuel.

Une meilleure réponse à cette question serait : « Nous avons augmenté les leads hebdomadaires de 12 % et en sommes maintenant à 34 leads/semaine. Il nous reste 11 inscriptions à ajouter pour atteindre notre objectif de 45 leads/semaine ».

Question n°2 du point hebdomadaire : comment avons-nous réalisé ces progrès ?

La deuxième question vise à apporter du contexte. Poursuivons avec notre exemple des leads. Nous avons amélioré le nombre de leads hebdomadaires de 12 %, mais savons-nous comment ? S'agit-il d'un coup de chance, ou pouvons-nous nous attendre à ce que ce chiffre reste stable ou continue d'augmenter ?

C'est dans cette question que nous mettons en corrélation les efforts et leur impact. Parfois, les progrès observés résultent d'un travail accompli plusieurs semaines auparavant. Le SEO en est un exemple : il peut falloir de 4 à 12 semaines avant de voir des changements significatifs dans les chiffres. D'autres fois, vous pourrez directement relier ce qui s'est passé la semaine précédente à l'évolution de certains chiffres.

Notre mise à jour ressemble maintenant à ceci :

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• Nous avons augmenté les leads hebdomadaires de 12 % et en sommes maintenant à 34 leads/semaine. Il nous reste 11 inscriptions à ajouter pour atteindre notre objectif de 45 leads/semaine.
• C'est grâce au travail de SEO entamé le mois dernier. Nous nous attendons à ce que cette amélioration dure, car elle est liée à des gains organiques de trafic.

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Question n°3 du point hebdomadaire : à quel point sommes-nous confiants d'atteindre notre objectif ?

La 3e question du point hebdomadaire porte sur l'avenir. Jusqu'ici, nous avons décrit tout ce qui s'est passé et inclus une brève explication du comment cela s'est passé. Il faut maintenant regarder vers l'avant et évaluer notre confiance dans l'atteinte de notre objectif principal.

Il n'y a que 3 réponses possibles à cette question :

• Hors trajectoire (rouge) : il est peu probable que nous atteignions notre objectif.
• À risque (jaune) : il y a une certaine incertitude quant à l'atteinte de notre objectif, mais nous devrions tout de même pouvoir y arriver avec le bon type d'effort/de soutien.
• Dans les temps (vert) : rien d'inquiétant. Nous sommes confiants d'y arriver.

Une mise en garde ici. Les organisations doivent avoir une culture où signaler les risques est encouragé. Si les gens craignent des répercussions à l'idée de dire qu'ils passent au rouge, ils finiront par masquer la vérité jusqu'à ce qu'il soit trop tard.

Les meilleures équipes sont à l'aise pour signaler l'inconfort, car c'est ainsi qu'elles peuvent se mobiliser tôt pour obtenir des résultats exceptionnels.

Autre règle de base : vous ne devriez pas pouvoir dire que vous êtes à risque 3 fois de suite. Vous devez trancher à votre 3e itération – vous êtes soit hors trajectoire, soit dans les temps. Vous ne pouvez pas rester éternellement à risque, car cela empêche les gens d'avoir le bon sens de l'urgence.

Vous devriez pouvoir répondre à cette question dans une feuille de calcul ou votre outil de suivi des objectifs à l'aide d'un simple carré coloré. Voici à quoi cela ressemblerait dans un document👇

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• Nous avons augmenté les leads hebdomadaires de 12 % et en sommes maintenant à 34 leads/semaine. Il nous reste 11 inscriptions à ajouter pour atteindre notre objectif de 45 leads/semaine.
• C'est grâce au travail de SEO entamé le mois dernier. Nous nous attendons à ce que cette amélioration dure, car elle est liée à des gains organiques de trafic.
• Nous sommes dans les temps pour atteindre notre objectif d'ici la fin du trimestre.

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La confiance est subjective, mais c'est une information essentielle qui peut être transformée en score de confiance.

Question n°4 du point hebdomadaire : y a-t-il des blocages ?

La question des blocages est l'occasion de soulever des problèmes urgents et de demander de l'aide à vos coéquipiers. C'est une occasion de rappeler aux autres des éléments attendus ou de faire émerger de nouveaux défis découverts pendant la semaine.

Par exemple, vous pourriez attendre une série d'articles pour continuer à améliorer le SEO, ou avoir remarqué que de nombreux articles populaires n'ont pas de CTA explicite. Notre point hebdomadaire ressemble maintenant à ceci :

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• Nous avons augmenté les leads hebdomadaires de 12 % et en sommes maintenant à 34 leads/semaine. Il nous reste 11 inscriptions à ajouter pour atteindre notre objectif de 45 leads/semaine.
• C'est grâce au travail de SEO entamé le mois dernier. Nous nous attendons à ce que cette amélioration dure, car elle est liée à des gains organiques de trafic.
• Confiance : dans les temps
• Blocages : rien de critique, mais nous avons remarqué que quelques articles populaires n'ont pas de CTA pour orienter les lecteurs vers le produit. Nous nous demandons si nous pourrions mettre à jour le contenu cette semaine.

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Question n°5 du point hebdomadaire : que devrions-nous faire différemment la semaine prochaine ?

La dernière question à laquelle vous devez répondre dans votre point hebdomadaire concerne la feuille de route. Bien sûr, vous avez besoin d'une certaine stabilité, et il ne s'agit pas de faire un virage à 180 degrés chaque semaine. Mais il peut y avoir des enseignements que vous pouvez intégrer pour ajuster vos efforts par petites itérations.

Quand tout est dans les temps, il n'y a généralement pas grand-chose à ajouter ici – vous continuez simplement comme avant. Mais cette question devient beaucoup plus précieuse lorsqu'un objectif passe à risque ou hors trajectoire. C'est alors que vous devez reconsidérer votre plan et déterminer les petits ajustements qui peuvent vous remettre sur la bonne voie le plus rapidement possible.

Voici notre point hebdomadaire sous sa forme finale :

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• Nous avons augmenté les leads hebdomadaires de 12 % et en sommes maintenant à 34 leads/semaine. Il nous reste 11 inscriptions à ajouter pour atteindre notre objectif de 45 leads/semaine.
• C'est grâce au travail de SEO entamé le mois dernier. Nous nous attendons à ce que cette amélioration dure, car elle est liée à des gains organiques de trafic.
• Confiance : dans les temps
• Blocages : rien de critique, mais nous avons remarqué que quelques articles populaires n'ont pas de CTA pour orienter les lecteurs vers le produit. Nous nous demandons si nous pourrions mettre à jour le contenu cette semaine.
• Rien à changer cette semaine tant que nous recevons tous les nouveaux articles à temps.

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Comment simplifier votre routine de point hebdomadaire

Les points hebdomadaires peuvent être nettement raccourcis  en utilisant Tability pour afficher les tendances d'avancement et les informations de confiance sous forme de graphique.

Vous pouvez alors simplement concentrer votre mise à jour sur l'explication de la façon dont vous en êtes arrivés là où vous en êtes aujourd'hui, et aborder les blocages potentiels et les changements nécessaires dans la feuille de route.

Tability peut aussi :

• Créer plus de 10 tableaux de bord OKR automatisés.
• Notifier automatiquement les parties prenantes lorsque les points hebdomadaires sont terminés.
• Envoyer des rappels pour s'assurer que chacun reste à jour dans ses mises à jour.
• Vous montrer quand des tâches spécifiques ont été réalisées, et voir comment elles ont influencé vos indicateurs.
• Vous aider à définir de meilleurs objectifs grâce à l'IA.

👉 Commencez avec Tability gratuitement

Pour aller plus loin

Si vous utilisez les OKR, notre guide complet sur les points hebdomadaires OKR devrait vous intéresser. Nous avons aussi une liste d'objectifs commerciaux à court terme et à long terme pour vous inspirer dans vos sessions de planification.

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