Une façon simple de rester concentré sur des objectifs précis est d'en parler souvent. Il n'y a aucune magie là-dedans. La répétition aide les humains à mémoriser l'information, et c'est pourquoi nous recommandons des rapports d'avancement hebdomadaires (check-ins) pour les OKR trimestriels :
- Cela rappelle à chacun les priorités principales.
- Cela crée une compréhension commune des progrès réalisés.
- Cela facilite la demande de soutien pour les équipes.
Mais cela n'est vrai que si les check-ins hebdomadaires sont réalisés avec soin. Et le ratio d'OKR par responsable a un impact direct sur la qualité des check-ins.
Qu'est-ce qui fait un excellent check-in OKR ?
Faire un rapport d'avancement sur des OKR trimestriels consiste principalement à suivre l'évolution de vos Key Results chaque semaine, ainsi que votre niveau de confiance quant à l'atteinte de votre objectif d'ici la fin du trimestre. En pratique, cela signifie qu'un bon check-in doit répondre à ces 5 questions :
- Progression : où en êtes-vous aujourd'hui ?
- Attente : est-ce là où vous êtes censé être ?
- Tendance : vous améliorez-vous ou vous dégradez-vous ?
- Difficultés : qu'est-ce qui vous bloque ?
- Plan : comment allez-vous avancer ?
Cela peut être un peu intimidant à faire avec un tableur, mais des outils comme Tability peuvent simplifier le reporting en suivant les tendances et en facilitant la saisie des progrès. Mais vous devez tout de même commenter l'écart entre les attentes et la réalité, et expliquer comment vous comptez avancer—c'est ce qui rend les OKR utiles. La composante humaine du feedback dans les OKR est ce qui les différencie de la simple observation des KPI. Je peux consulter une métrique par moi-même, mais je ne pourrai pas comprendre pourquoi elle a une valeur précise sans obtenir le contexte de l'équipe concernée.
Un bon feedback prend du temps
Il vous faut d'excellents check-ins pour avoir d'excellents OKR, et d'excellents check-ins prennent du temps.
Disons que l'un de mes KR est de réduire le coût d'acquisition client (CAC) de 400 $ à 280 $. Nous sommes à 3 semaines dans le trimestre, et voici ce que vous liriez de ma part :
Exemple 1 :
Le CAC est à 380 $. Tout va bien !"
C'était une lecture rapide et positive, mais il reste encore de nombreuses questions en suspens :
- Cette réduction est-elle due à un travail récent, ou s'agit-il simplement d'une fluctuation normale ?
- Comment prévoyons-nous de réduire le CAC de 100 $ supplémentaires ?
- Pourquoi suis-je confiant quant à notre capacité à atteindre 280 $ ?
- Avons-nous besoin de l'aide d'autres personnes ?
Je n'ai pas besoin d'écrire un roman, mais ce check-in manque d'informations exploitables. Regardons maintenant la mise à jour suivante :
Exemple 2 :
Nous sommes à 25 % du trimestre et avons réduit le CAC de 16 % (actuellement à 380 $) grâce à quelques actions rapides sur les publicités.
Nous commençons maintenant le travail plus conséquent pour le réduire de 100 $ supplémentaires en nous appuyant sur nos ressources de Content Marketing. Nous aurons besoin de l'aide de l'équipe Contenu pour mettre à jour certaines mises en page afin d'augmenter le taux de clic, mais ils en sont déjà conscients et les premiers changements seront publiés cette semaine.
Vous devriez vous attendre à ce que le CAC reste stable cette semaine, mais je suis confiant que nous pouvons atteindre notre objectif d'ici la fin du trimestre. Nos premières projections montrent que nous pourrions atteindre un CAC de 250 $ simplement en optimisant les ressources existantes."
C'est une bien meilleure mise à jour à lire. Non seulement je sais ce qui se passe, mais je peux aussi poser des questions précises en retour.
Alors, quelle était la différence entre les 2 rapports d'avancement ?
Le temps.
Les informations nécessaires pour rédiger des mises à jour de progression pertinentes sont déjà dans la tête des gens, dans les outils qu'ils utilisent et dans les tableaux de bord qu'ils suivent. Il leur faut simplement du temps pour faire les liens et rédiger des check-ins exploitables.
Quel est le bon ratio d'OKR par responsable ?
La qualité des check-ins OKR chutera considérablement dès qu'un responsable aura plus de 5 Key Results à mettre à jour chaque semaine. Il lui sera mentalement épuisant de résumer correctement ce qui se passe tout en s'occupant de son travail quotidien.
Idéalement, vous devriez pouvoir répartir la responsabilité des OKR et vous assurer que personne n'a plus de 6 mises à jour de KR à rédiger chaque semaine.
Un autre grand avantage de la répartition de la responsabilité des OKR est qu'elle crée une responsabilisation naturelle et un plus grand sens des responsabilités au sein de l'équipe. Il ne s'agit plus de lire passivement la mise à jour d'un seul leader, mais plutôt de favoriser les réussites collectives.
Pour aller plus loin
- Lisez notre guide sur les check-ins OKR.
- Lisez notre fiche récapitulative sur les OKR.
- Découvrez nos exemples d'OKR.
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