Reporting OKR : 3 façons simples de maintenir la transparence dans votre organisation

Planifiez, suivez, communiquez. Recommencez.

C'est une vision très simplifiée de ce qu'implique la mise en œuvre des OKRs. En réalité, les détails sont complexes et propres à chaque entreprise. Dans l'ensemble, ces trois aspects sont un élément clé du processus OKR pour toute organisation.

Chaque trimestre ou chaque année commence par des séances de planification et par la définition des objectifs du prochain cycle. Ensuite, vous suivez votre plan et vos objectifs en surveillant les chiffres et en réalisant les tâches qui vous font progresser. La troisième partie est le reporting, où vous reprenez ce travail et ces progrès de façon périodique pour les transmettre aux personnes qui doivent être informées : votre manager, le manager de votre manager, les parties prenantes, les investisseurs, et bien d'autres. Vous devez envoyer un rapport d'avancement aux investisseurs, organiser toutes les réunions d'équipe, ainsi que les bilans individuels et collectifs.

Le reporting et le partage sont une partie importante du processus, et c'est souvent une tâche fastidieuse. Cela implique généralement une série d'étapes, telles que :

1. Collecte des données : rassembler des chiffres précis et à jour à utiliser dans vos rapports.
2. Analyse des données : digérer les données et en tirer des conclusions pertinentes.
3. Présentation : trouver un moyen de transformer des données brutes en quelque chose de présentable et facile à comprendre
4. Documentation : compiler la présentation dans différents formats et l'ajouter à la base de connaissances de votre organisation.
5. Distribution : partager l'information avec les bonnes personnes, ce qui peut impliquer l'envoi d'e-mails ou la mise à disposition de liens vers des documents accessibles.

La rétrospective est un élément central du processus OKR. Elle vous permet d'assimiler et de partager vos progrès, et de réfléchir à vos réalisations ainsi qu'à leur alignement avec vos objectifs. C'est le moment de vous demander :

• Atteignons-nous nos objectifs ?
• Qu'avons-nous accompli ?
• Sont-ce toujours les objectifs que nous devrions suivre ?

Si le suivi des objectifs est important et représente un défi, l'un des véritables atouts des OKRs réside dans le fait de reprendre ces données et d'y réfléchir. Ce processus de reporting et de réflexion vous permet de corriger votre trajectoire, de rechercher une amélioration continue et de célébrer vos réussites. Les enseignements tirés des données lors de la rétrospective peuvent guider la prise de décision et orienter votre organisation dans la bonne direction.

L'art du reporting OKR

Le reporting n'est pas une simple formalité ; c'est une composante stratégique du processus OKR. Il offre de nombreux avantages qui propulsent les organisations vers leurs objectifs :

• Transparence et responsabilité : le reporting favorise une culture de la transparence, en veillant à ce que chacun comprenne ce qui se passe et son rôle dans la démarche. Cette transparence renforce la confiance et la responsabilité.
• Prise de décision éclairée : un reporting efficace transforme des données brutes en enseignements exploitables, permettant aux organisations de prendre des décisions éclairées et d'affiner leurs stratégies.
• Meilleure priorisation : le reporting permet aux organisations d'évaluer si leurs priorités sont alignées avec leurs objectifs, facilitant une allocation plus efficace des ressources.
• Amélioration continue : grâce au reporting et à la réflexion, les organisations peuvent identifier des axes de croissance et d'innovation, favorisant une culture d'amélioration continue.
• Communication renforcée : des rapports clairs et bien structurés facilitent une communication efficace, réduisent les malentendus et permettent à chacun de rester sur la même longueur d'onde.
• Alignement avec les objectifs stratégiques : le reporting garantit que les organisations restent alignées avec leurs objectifs stratégiques, les guidant vers un succès à long terme.
• Célébrer les réussites : le reporting ne consiste pas uniquement à identifier des axes d'amélioration ; c'est aussi l'occasion de célébrer les réussites, ce qui renforce le moral et la motivation de l'équipe.

Trois façons de gagner du temps sur vos rapports OKR

Le reporting est un élément clé du processus OKR, mais ce n'est pas toujours simple. Voici trois façons simples de rationaliser vos processus...

Le formulaire de check-in OKR hebdomadaire

Ce n'est pas une fonction de reporting à proprement parler, mais vos check-ins hebdomadaires vous obligent à réfléchir à vos progrès semaine après semaine. Bien que vous n'écririez généralement pas un rapport complet, disposer de chiffres, de graphiques visuels et d'une analyse écrite vous offre des avantages similaires à un rapport complet.

Le fait d'être rattaché à un seul but ou objectif vous permet d'examiner les choses en détail et de vous assurer que les progrès et les priorités sont bien là où ils doivent être. Il s'agit d'une boucle de rétroaction importante qui vous rend responsable des priorités et des décisions prises autour d'un résultat spécifique.

L'utilisation d'un outil comme Tability vous permet de créer ces check-ins hebdomadaires, tout en offrant de nombreuses façons de partager ces mises à jour. Téléchargez des graphiques et des check-ins partageables dans Tability.

Une fois le graphique téléchargé, il fonctionne comme n'importe quel autre fichier image — vous pouvez le partager sur Twitter ou Linkedin, ou le déposer dans votre canal Slack !

Créer une présentation OKR en un clic

Les OKRs sont excellents pour instaurer cette transparence autour des objectifs dans votre organisation. Il est important de veiller à ce que vous partagiez vos progrès et vos réussites, et que les autres sachent, tout comme vous, sur quoi travaille votre équipe.

En général, vous souhaitez associer votre suivi des OKRs à une réunion d'équipe fréquente (hebdomadaire ou bimensuelle) où vous pouvez discuter de ces questions avec votre équipe.

L'un des éléments clés pour réussir vos réunions d'équipe est d'avoir des supports visuels. Créer une présentation peut être une corvée, mais disposer de graphiques et de visuels diapositive par diapositive pour accompagner votre revue OKR rend la conversation bien plus pertinente et instructive. Voir un graphique ou une progression de chiffres plutôt que d'entendre simplement une mise à jour verbale sur un projet peut enrichir la conversation et aider vos coéquipiers à assimiler plus facilement vos mises à jour. 

Si vous disposez d'un bon modèle pour votre Keynote ou PowerPoint, cela peut accélérer la création de ces présentations à partir de zéro. Autrement, votre outil de suivi des objectifs peut proposer un moyen d'afficher les progrès en mode présentation. 

Envoyer des rapports OKR et des rétrospectives

Qu'il soit trimestriel, mensuel ou annuel, il y aura périodiquement des moments où les parties prenantes et les investisseurs auront besoin d'être informés de la santé de votre entreprise. Vous devrez généralement envoyer une mise à jour mensuelle (ou trimestrielle) aux investisseurs, ou rédiger un rapport pour votre entreprise. Ce rapport prend généralement la forme d'un e-mail, d'un PDF ou d'une page Docs qui passe en revue tous les points forts et les défis du dernier mois ou trimestre.

Comme tous les autres rapports, il faut un certain effort pour rassembler toutes ces données, mettre vos réflexions par écrit et les envoyer à toutes les parties concernées. Il faut beaucoup de travail pour trouver le rythme et savoir comment réaliser ces rapports correctement et efficacement. Peu importe votre niveau de compétence, cela ne fait généralement pas partie de votre charge de travail habituelle et passer en « mode reporting » peut être une corvée. Vous voulez retourner le plus vite possible à ce sur quoi vous travailliez.

Conclusion : soignez votre reporting

C'est souvent perçu comme une simple partie fastidieuse du processus. Votre manager veut un rapport, et vous lui en fournissez un. Mais le reporting n'est pas une simple formalité ; c'est le battement de cœur des efforts d'une organisation, veillant à ce que chacun reste informé, aligné et motivé. Adoptez l'art du reporting, et observez votre équipe atteindre de nouveaux sommets, portée par la transparence, la responsabilité et l'engagement à atteindre ses objectifs. N'oubliez pas qu'en traversant ce processus (et la corvée qu'il représente), vous rassemblez, vous analysez et vous partagez avec le reste de l'entreprise une véritable mine de connaissances. 

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