La plus grosse erreur que les équipes font encore avec les OKRs

Quelles sont les 10 choses les plus importantes que votre équipe devrait accomplir ce trimestre ?

Prenez une minute pour dresser une liste dans votre tête. C'est fait ?

Maintenant, réduisez cette liste à 3.

C'est à quoi devrait ressembler une bonne définition d'objectifs. Et ne vous inquiétez pas si cela vous a semblé difficile de réduire la liste – vous n'êtes pas les seuls. 50 % des répondants au rapport 2022 sur l'état de l'industrie des OKRs d'OKR International ont déclaré qu'avoir trop d'OKRs était leur plus grande erreur, suivie d'une cadence irrégulière (19 %) et du fait de lier les OKRs aux primes (18 %).

Les équipes ont clairement du mal à réduire leurs priorités. Pourquoi ? Non pas parce que nous n'arrivons pas à identifier ce qui est important, mais plutôt parce que nous avons tendance à surestimer notre capacité d'exécution. Certains pointeront du doigt l'effet Dunning-Kruger – je préfère parler d'optimisme . Et je suis clairement coupable de cela quand j'écris mes points quotidiens. Chaque jour, je note une longue liste de choses que je veux accomplir, juste après avoir constaté que je n'ai livré qu'environ 30 % de ce à quoi je m'étais engagé la veille. Mon optimisme est tenace.

Pourquoi avoir trop d'objectifs est néfaste

Mais il y a une grande différence entre avoir trop d'objectifs et avoir trop de tâches.

Vous pouvez généralement réduire la portée d'un travail. Vous pouvez écrire un article plus court, réduire la complexité d'une fonctionnalité, ou simplifier un design sur lequel vous travaillez. Mais vous ne pouvez pas changer la cible de votre objectif pour l'atteindre plus vite. Un objectif est un objectif. Soit vous avez augmenté la rétention de 20 %, soit non. Soit vous avez ajouté 10 000 visiteurs à votre site web, soit non. Soit vous avez conclu 5 partenariats, soit non.

Le problème lorsqu'on a trop d'objectifs commerciaux concurrents, c'est que votre équipe ne saura pas sur quoi se concentrer quand plusieurs Key Results commencent à dérailler. Il est difficile de choisir son combat quand tout est jugé important, et ce n'est pas une surprise que ce soit la première leçon apprise par les équipes qui débutent avec les OKRs.

Heureusement, il existe quelques moyens d'atténuer ce risque à l'avance.

3 façons d'atténuer les risques liés à un trop grand nombre d'OKRs

#1 Fournir une règle du 3x3

Le moyen le plus simple de limiter les risques liés à un trop grand nombre d'objectifs est de faire des recommandations simples à vos équipes.

Maximum 3 Objectifs par plan
Pas plus de 3 Key Results par Objectif

Bien sûr, vous aurez quelques exceptions, mais donner des lignes directrices aux gens fournira une base pour le nombre moyen de KRs actifs qu'une équipe devrait avoir. 6, c'est bien, 9, c'est top, 12, ça va. Mais avoir 20 à 25 KRs devrait sembler être un abus du système. Alors, imaginez que vous ayez 25 KRs pour un cycle trimestriel et que chaque KR ait 3 à 5 Initiatives sur lesquelles vous choisissez de travailler. On parle là de gérer près de 125 initiatives en un trimestre. Cela va vous coûter des ressources que vous n'aviez pas prévues. Choisissez judicieusement et concentrez-vous sur ce que vous voulez vraiment.

Une autre recommandation dont nous n'avons pas parlé dans cet article est de limiter le nombre de KRs par propriétaire. Idéalement, personne ne devrait faire plus de 6 check-ins par semaine.

#2 Utiliser des OKRs engagés vs aspirationnels

Une autre façon d'aider votre équipe à comprendre où concentrer ses efforts est d'indiquer clairement quels KRs sont engagés (c'est-à-dire que nous devons les livrer), par rapport à ceux qui sont aspirationnels (c'est-à-dire que nous nous attendions à ce que ce soit difficile).

Bien sûr, chacun devrait faire de son mieux pour atteindre tous ses objectifs. Mais si 2 objectifs sont dans le rouge et qu'un seul d'entre eux est engagé, alors cet objectif devient la priorité.

Donc, en réalité, cette tactique ne consiste pas à réduire le nombre d'objectifs. Il s'agit plutôt d'accepter que nous allons rencontrer des difficultés et que nous devrons faire des arbitrages pour déterminer sur quoi nous concentrer.

#3 Utiliser des outils pour détecter les plans ayant trop d'OKRs

Enfin, il y a la question de faire cela à grande échelle. C'est une chose de dire aux gens de limiter le nombre d'objectifs qu'ils ont. C'en est une autre de s'assurer que les lignes directrices ont été suivies.

Si vous êtes un champion OKR dans une entreprise de plus de 100 personnes, vous vous retrouverez vite à passer des heures à éplucher des tableurs pour trouver les équipes qui doivent encore ajuster leurs plans.

Vous pouvez gagner du temps en utilisant la fonctionnalité Insights de Tability pour filtrer tous les plans qui ont trop de KRs :

Ouvrez l'onglet Insights
Vérifiez les avertissements de l'aperçu des plans
Cliquez sur la ligne pour voir la liste des plans OKR correspondants

Vous pourrez accéder directement aux plans correspondants et contacter l'équipe avec quelques conseils sur la façon de simplifier son focus

C'est censé être difficile

Il y aura des occasions où vos 3 principales priorités seront tout à fait évidentes. Profitez de ces discussions faciles. La plupart du temps, vous vous retrouverez à débattre avec vos collègues pour décider ce qui devrait ou non figurer parmi les principaux objectifs.

C'est normal.

Si créer des produits et conquérir des marchés étaient faciles, alors nous ne verrions pas 90 % des startups échouer. C'est pourquoi nous devons être prudents quant à ce que nous décidons de poursuivre, tout en gardant une certaine flexibilité.

Votre stratégie est un pari, et il est assez courant de devoir ajuster vos objectifs en cours de trimestre en fonction de ce que vous apprenez – mais ce sera pour un autre article !