Trop souvent, les équipes découvrent quelques jours avant la fin du trimestre que tout est parti en vrille.
Auraient-elles pu le savoir plus tôt ? Absolument.
Mais c'est souvent un mélange de culture du héros et d'outils inadaptés qui mène à des situations où les réalités difficiles sont « retardées ». Laissez-moi vous expliquer.
Quand la culture du héros devient nuisible
Prenez 30 secondes pour regarder cette vidéo dans laquelle Adam Grant explique pourquoi il est dangereux pour les dirigeants de dire à leurs employés « ne m'apportez pas de problèmes, apportez-moi des solutions ».
Cela semble être la bonne façon de pousser les gens à devenir des résolveurs de problèmes plutôt que des personnes qui se plaignent. Mais le souci avec cette approche, c'est que vous dites essentiellement à vos équipes que vous ne voulez entendre parler d'aucun signal négatif tant qu'elles n'ont pas trouvé la solution elles-mêmes.
Alors que se passe-t-il ensuite ?
Eh bien, vos équipes vont cacher les problèmes jusqu'à ce qu'elles aient l'impression de les avoir résolus. Ce n'est pas très grave pour des problèmes mineurs, mais il y aura de nombreux défis qui nécessiteront la contribution d'autres équipes et de la direction. Vos collaborateurs se retrouvent alors à travailler désespérément tout au long du trimestre pour résoudre un problème seuls parce que vous le leur avez demandé. Et la vérité ne refera surface qu'à la fin du trimestre, quand on ne peut plus faire semblant d'être confiant.
La culture du héros doit disparaître.
Une meilleure citation à utiliser serait celle de Warren Buffet :
« Il est beaucoup plus facile de rester à l'écart des ennuis maintenant que d'en sortir plus tard ».
Autrement dit, occupez-vous des problèmes pendant qu'ils sont encore petits. Car il vous en coûtera bien plus cher de les régler une fois qu'ils seront devenus d'énormes incidents. Pour les équipes, cela peut signifier :
- Corriger le code avant que les vulnérabilités ne soient exploitées
- Recueillir les retours négatifs des utilisateurs avant qu'ils ne partent
- Tester votre plan de reprise après sinistre avant qu'un véritable sinistre ne survienne
- Surveiller votre trésorerie avant qu'il ne soit trop tard pour lever des fonds
Et d'un point de vue stratégique, cela signifie savoir le plus tôt possible quand les choses commencent à dévier de la trajectoire prévue. Un signal négatif précoce est productif. Cela signifie qu'il y a quelque chose que nous pouvons améliorer – ou que nous avons établi une stratégie reposant sur des hypothèses incorrectes. Dans les deux cas, nous avons quelque chose sur quoi travailler.
Détecter les problèmes tôt – commencez par identifier ce qui compte
Pour rester à l'écart des ennuis, il faut être capable d'identifier les premiers signes de complications. Par exemple, les équipes d'ingénierie disposent généralement de systèmes de surveillance qui les alertent lorsque des seuils sont franchis. Mais, s'il est assez facile d'instrumenter un logiciel et de surveiller des indicateurs, ce n'est pas aussi simple à faire pour une stratégie.
Tout d'abord, vous avez besoin d'un ensemble clair d'objectifs. De nombreuses choses peuvent mal tourner à tout moment, et vous avez besoin d'un système simple qui vous aidera à juger si le problème que vous observez est important ou non.
Ex : si votre produit est actuellement en bêta gratuite avec moins de 100 utilisateurs, il n'est pas super critique de penser aux problèmes de scalabilité que vous auriez avec 100 000 utilisateurs simultanés. Votre priorité n°1 devrait être d'atteindre l'adéquation produit-marché.
Alors, comment définir des objectifs clairs ?
Restez simple et adoptez les OKR. Ce n'est pas un cadre parfait, mais il est simple et largement utilisé (si vous voulez autre chose, consultez ces alternatives). L'avantage d'utiliser les OKR est que (1) vous aurez un langage commun pour vous concentrer, et (2) il y aura une liste claire d'objectifs à atteindre d'ici la fin du trimestre.
Les progrès sur ces objectifs deviendront le signal à surveiller. Et c'est peut-être ce qui diffère dans ma façon de penser les cadres de définition d'objectifs. Certains peuvent les voir comme une activité de reporting à la direction. Je préfère les voir comme un hybride entre moniteur de santé et détecteur de fumée.
Avoir déterminé un ensemble d'objectifs ne suffit pas du tout. Vous avez besoin d'un processus en place pour savoir où en sont les progrès vers ces objectifs.
Détecter les problèmes tôt – un système simple pour suivre les progrès de la stratégie
S'accorder sur ses objectifs et ses résultats clés est une chose. Savoir si vous êtes sur la bonne voie vers le succès en est une autre. Si vous n'avez pas de point d'équipe hebdomadaire, je vous encourage à adopter la routine suivante :
- Lundi : réunion d'équipe pour passer en revue les progrès sur les OKR (les mises à jour doivent être rédigées avant la réunion). Ajustez la feuille de route si nécessaire
- Du lundi au vendredi : travaillez sur les projets
- Vendredi : démos pour montrer ce qui a été accompli
Répétez cette routine chaque semaine jusqu'à la fin du trimestre. Vous remarquerez rapidement, vers la 3e semaine, que les gens auront un meilleur sens de l'urgence et que les décisions seront prises beaucoup plus rapidement.
Mais où allez-vous consigner les mises à jour de progrès ?
Si vous débutez avec les OKR et le suivi des objectifs, je vous recommande de commencer avec un simple tableur ou document. L'outil vous paraîtra familier pendant que vous apprenez à définir de bons objectifs et à mettre en place les rituels pour suivre et discuter des progrès.
L'inconvénient d'utiliser un tableur, c'est qu'il est assez facile de dissimuler la vérité. Sans visualiser les tendances de progression, vous devez vous fier entièrement au statut de confiance défini par l'équipe (rouge, jaune, vert).
Mais que faire si votre équipe a peur de vous dire la vérité ?
Les choses peuvent sembler 🟢 en regardant une ligne dans un tableau, mais le graphique de progression pourrait raconter une tout autre histoire.
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Si vous êtes sérieux au sujet de placer les objectifs au centre, alors Tability est fait pour vous. Comme vous pouvez le voir dans la vidéo ci-dessous, l'outil est spécifiquement conçu pour suivre les objectifs d'équipe et les OKR, et il vous fournira un ensemble complet de tableaux de bord et d'automatisations pour comprendre la santé de votre activité.
Éteignez les incendies pendant qu'ils sont encore petits
S'il y a une chose à retenir de cet article, c'est qu'il est bien moins coûteux de traiter les problèmes pendant qu'ils sont encore petits.
Et la meilleure façon d'y parvenir est de donner à votre équipe les moyens de signaler les problèmes tôt. Bien sûr, cela ne doit pas s'arrêter là, mais plus tôt l'information est partagée, plus il est facile de régler les choses avant qu'il ne soit trop tard.
Les outils aideront (et je serais ravi que vous choisissiez Tability), mais plus important encore, vous devez avoir la bonne culture. Parlez aux gens qui vous entourent et assurez-vous qu'ils se sentent suffisamment à l'aise pour vous dire la vérité.
C'est la meilleure façon d'éviter de tout voir passer au rouge une semaine avant la fin du trimestre.
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