Atomic Habits pour des équipes axées sur les résultats

Atomic Habits de James Clear est un excellent livre qui parle du pouvoir des petites habitudes pour créer des changements durables. Au cœur de son propos, il y a l’idée que s’améliorer de seulement 1 % chaque jour vous rend 37 fois meilleur au bout d’un an.

Les succès soudains sont souvent le résultat de petites réussites qui s’accumulent au fil du temps.

Le livre se concentre surtout sur l’adoption, par les individus, des habitudes qui les rendront performants. Mais de nombreux principes identiques peuvent s’appliquer aux équipes, en particulier lorsqu’il s’agit de rester concentré.

La responsabilisation est le défi n°1 des organisations axées sur les résultats

Un article de la HBR de 2022 a souligné que 60 à 90 % des plans stratégiques ne sont jamais pleinement mis en œuvre. Le plus souvent, le problème ne vient pas de l’absence de stratégie – les équipes emmènent régulièrement leurs dirigeants en séminaire pendant plusieurs jours pour planifier l’année ou les trimestres à venir. Le problème, c’est le manque de suivi de leur exécution.

Il y a une citation intéressante tirée d’un article de Wharton sur les raisons pour lesquelles les bonnes stratégies échouent :

Moins de 15 % des entreprises suivent régulièrement leurs performances réelles par rapport à leurs performances prévues"

Cette citation illustre assez bien le défi en question. Lorsque vous définissez des objectifs en début de trimestre, vous ne faites que produire votre meilleure estimation de ce que vous pouvez atteindre si tout se déroule comme prévu. Or, les choses ne se déroulent presque jamais comme prévu, sans compter tous les imprévus inconnus que vous rencontrerez pendant l’exécution.

De plus, travailler sur vos objectifs créera aussi des distractions ! S’attaquer à de nouveaux problèmes exigera une grande discipline pour rester concentré sur l’essentiel. De nombreuses nouvelles opportunités surgiront pendant le trimestre, et vous devrez mettre en place des garde-fous pour éviter que le périmètre de vos projets ne devienne incontrôlable.

Tout cela se résume à la capacité d’une équipe à rester responsable, et c’est là que le travail de James Clear peut aider.

Corrigez le système, pas les gens

Vous pouvez essayer de culpabiliser votre équipe pour qu’elle se souvienne de ses objectifs trimestriels, mais cela fonctionne rarement. Les gens n’oublient pas leurs objectifs parce qu’ils s’en moquent, ils les oublient parce qu’ils sont occupés à relever des défis difficiles pour les atteindre – et le cerveau humain n’est pas très doué pour le multitâche.

Prenons un exemple simple. Vous mettez mon équipe et moi au défi d’obtenir nos premiers clients payants, et nous convenons que la seule chose qui manque est de construire le système de facturation. Alors c’est sur la construction du système de facturation que nous allons concentrer notre attention. Cela signifie :

• Interroger des clients potentiels pour comprendre leurs préférences
• Définir le bon parcours d’abonnement
• Concevoir les écrans
• Déterminer comment intégrer ce parcours dans l’application
• Trouver le bon prestataire de paiement
• Tout coder, corriger les bugs, tester les transactions
• Etc, etc, etc

De nombreuses choses peuvent (et vont) mal tourner ici, et nous devrons rester vigilants pour livrer ce projet à temps. En même temps, notre attention est passée de l’outcome obtenir des clients payants à la façon de livrer l’output construire le système de facturation. Ces deux éléments sont évidemment liés, mais la logique d’output dominera les conversations à moins d’avoir un mécanisme forçant le retour des discussions liées aux outcomes.

Cela peut devenir un problème lorsque les projets prennent du retard (ce qui arrive assez souvent). Disons que nous n’avons pas livré le système de facturation après 2 mois. Il y a deux perspectives à considérer :

• Du point de vue du projet, la bonne approche consiste à trouver des moyens de réduire le périmètre pour livrer à temps (ou conserver le même périmètre mais refuser de nouveaux projets).
• Du point de vue de l’activité, la bonne approche consiste à décrocher le téléphone pour voir si nous pouvons facturer les clients manuellement. Nous n’avons probablement pas besoin d’attendre un système de facturation automatisé pour obtenir nos premiers clients – nous pouvons faire les choses qui ne passent pas à l’échelle.

Mais la plupart des équipes ne peuvent pas envisager la perspective business à moins d’avoir un système en place pour ramener les objectifs business dans les conversations. Les daily standups, par exemple, sont d’excellents moyens de s’assurer que les projets avancent, mais ils vous aident rarement à mettre en lumière les problèmes de fond concernant la livraison de vos outcomes business.

C’est l’une des raisons fondamentales pour lesquelles exécuter une stratégie est si difficile. La plupart de ce que nous faisons, y compris les techniques agiles, vise à trouver des moyens de livrer les éléments de la roadmap dans les délais. Mais ce qui compte vraiment, en fin de compte, c’est de savoir si nous obtenons des résultats – et cette perspective exige un autre type de réflexion.

C’est pourquoi la voie la plus simple consiste à changer votre système pour commencer à construire des habitudes autour des objectifs business.

En d’autres termes, vous devez faire des outcomes une partie naturelle des conversations hebdomadaires.

Transformer la pensée axée sur les outcomes en habitude d’équipe

Dans son approche, James Clear présente un ensemble simple de règles pour créer une nouvelle bonne habitude :

• La 1re loi : la rendre évidente
• La 2e loi : la rendre attrayante
• La 3e loi : la rendre facile
• La 4e loi : la rendre satisfaisante

Le reste de cet article examine comment vous pouvez mettre en œuvre chacune de ces lois avec votre équipe.

Comme mentionné plus haut, un principe clé pour James Clear est de s’appuyer sur des systèmes plutôt que d’essayer de microgérer les gens pour leur faire adopter une habitude. Cela implique à la fois de revoir vos processus, mais aussi d’investir dans « des technologies et des achats ponctuels qui verrouillent un comportement futur ». Tability, une plateforme conçue spécifiquement pour maintenir l’engagement des équipes envers leurs objectifs stratégiques, est un excellent exemple de ce type de technologie, et nous verrons aussi comment l’exploiter.

Loi 1 : la rendre évidente

La première loi dit qu’il faut rendre le nouveau comportement évident pour l’équipe. Dans ce cas, vous pouvez simplement mettre en place une réunion hebdomadaire le lundi pour faire le point sur l’avancement des OKRs (ou tout autre framework que vous utilisez).

Je recommande de se réunir le lundi pour avoir le bon contexte d’exécution pendant la semaine, puis de clôturer avec des démos le vendredi. Je tiens aussi à insister sur l’importance d’une cadence hebdomadaire pour les objectifs trimestriels. On ne peut pas construire une habitude en ne remettant les OKRs et les objectifs d’équipe au premier plan qu’une fois tous les 30 jours.

Les personnes qui utilisent Tability peuvent automatiser cette routine hebdomadaire en configurant des rappels de check-ins. Les responsables d’objectifs reçoivent une notification par e-mail ou push lorsqu’une mise à jour de statut est attendue. C’est un moyen simple d’encourager une culture de responsabilisation sans obliger les managers à envoyer un e-mail à leur équipe tous les vendredis.

De plus, Tability marquera clairement d’un point rouge les objectifs devant être mis à jour. Toute l’application est conçue pour placer les objectifs au centre et rendre évident qu’il existe un ensemble clair d’objectifs à accomplir.

Loi 2 : la rendre attrayante

Le reporting de statut peut sembler une corvée, surtout si l’utilisateur ne tire pas grand-chose de ce processus. C’est personnellement ce que j’ai ressenti la première fois que j’ai été initié aux OKRs. Un jour, mon manager a partagé avec moi une feuille de calcul remplie de nouvelles cellules à compléter – difficile d’y voir autre chose qu’un travail de reporting supplémentaire pour la direction.

L’adhésion prend du temps, et la plupart des gens commencent à percevoir la valeur d’un framework comme les OKRs au cours de leur deuxième trimestre. D’ici là, vous devrez investir dans des moyens de rendre le processus attrayant.

Si vous utilisez un document ou une feuille de calcul, je vous recommande d’opter pour le modèle le plus simple permettant aux gens de voir les évolutions semaine après semaine. Cet aspect de continuité contribuera à accroître l’engagement en rendant leur tableau de bord plus complet au fur et à mesure qu’ils l’utilisent.

Si vous utilisez Tability, vous constaterez que la plateforme rend attrayant à la fois le processus de reporting et celui de lecture. Le principe directeur est que plus les gens trouvent de la valeur dans leurs interactions avec les objectifs dans Tability, plus ils seront enclins à s’investir dans leurs check-ins hebdomadaires.

Voici quelques-unes des façons dont Tability rend l’interaction avec les objectifs attrayante :

• Un formulaire de check-in visuel
• Des tendances de progression annotées pour chaque objectif
• Des insights supplémentaires exploitables disponibles (tendances de confiance, progression des KRs vs. des tâches, statistiques de croissance…)
• Des cartes façon Miro pour voir comment les objectifs s’alignent et se déclinent dans l’organisation
• Un fil d’activité pour lire facilement les mises à jour de chacun
• Des filtres et des tableaux de bord personnalisés pour créer vos propres vues

Plus les gens trouvent de la valeur dans l’outil utilisé pour suivre les objectifs, plus il sera facile d’intégrer les objectifs à votre flux de travail hebdomadaire.

Loi 3 : la rendre facile

Dans le résumé d’Atomic Habits, réduire la friction est présenté comme l’étape la plus importante pour ancrer de bonnes habitudes. Pour le suivi des objectifs, cela peut prendre plusieurs formes :

• S’assurer que les données nécessaires aux check-ins sont facilement accessibles
• Réduire le nombre d’étapes nécessaires pour trouver et mettre à jour les objectifs
• Investir dans une technologie capable d’automatiser les habitudes et de verrouiller le comportement futur

C’est généralement avec la loi « la rendre facile » que les documents et feuilles de calcul commencent à montrer leurs limites lorsque vous essayez de passer à l’échelle. Une feuille de calcul est souvent un bon point de départ, car c’est un outil familier et flexible que la plupart des utilisateurs connaissent. Mais cette flexibilité peut devenir un inconvénient lorsque chaque équipe commence à créer sa propre feuille de calcul personnalisée avec son propre ensemble de règles.

Déployer une plateforme comme Tability revient à adopter un design system pour les objectifs. Elle fournit une méthode standardisée pour définir et suivre les objectifs dans toutes les équipes, tout en réduisant considérablement le temps consacré au reporting :

• Chaque utilisateur dispose d’un tableau de bord personnel avec ses objectifs actifs. Cela permet à la plupart des utilisateurs de faire leur check-in hebdomadaire en moins de 20 minutes (il existe même une vue de mise à jour groupée).
• Vous pouvez connecter Tability à vos outils pour récupérer automatiquement les données depuis les bonnes sources (y compris bases de données, BigQuery, Power BI, Salesforce, etc.)
• Les rapports, notifications et graphiques sont tous gérés par Tability.
• Une IA de définition d’objectifs qui aide les utilisateurs à rédiger de meilleurs objectifs.

L’objectif ici est de réduire la distance entre le besoin de partager des mises à jour de progression et le fait de rendre ces mises à jour facilement accessibles aux parties prenantes. Plus cette distance est courte, plus il sera facile de répéter cette action chaque semaine.

Investir dans une culture ouverte est un autre élément essentiel pour faire de la pensée axée sur les outcomes une partie naturelle de la semaine. Vous devez encourager les gens à partager leur progression, même quand les choses ne se présentent pas bien. Faites en sorte qu’il soit acceptable de dire qu’il y a un problème. Il y a de nombreux cas où les gens dissimulent la vérité ou trouvent des excuses pour sauter leurs check-ins s’ils ont l’impression d’être pénalisés pour être porteurs de mauvaises nouvelles.

Vous pouvez avoir les meilleurs outils, mais rien ne se passera tant que les gens craindront les conséquences d’être ouverts et transparents.

Loi 4 : la rendre satisfaisante

C’est une bonne transition par rapport au point précédent. Nous voulons tous que nos indicateurs progressent avec un grand succès. Mais il y aura de nombreuses occasions où les choses ne se présenteront pas aussi bien – et c’est parfaitement normal ! Atteindre des objectifs ambitieux implique de surmonter des situations difficiles et de résoudre des problèmes complexes. Votre équipe devra donc marquer des éléments comme hors piste plus souvent qu’elle ne le souhaiterait, et son tableau de bord pourra parfois être rempli de rouge ou de jaune.

Cela peut être démoralisant si vous ne trouvez pas un moyen de récompenser le processus lui-même. Vous devez trouver des moyens de récompenser les gens pour leur implication envers leurs objectifs, même quand les choses ne s’annoncent pas bien.

Cela peut être aussi simple qu’un leader remerciant les gens dans le chat d’équipe pour avoir partagé leur progression. Mais mieux encore, vous pouvez commenter directement les mises à jour de progression. Recevoir un retour sur un check-in de key result montrera à l’auteur que ses mises à jour sont lues (son travail est valorisé) et lui donnera le sentiment d’être soutenu dans ses efforts.

N’oubliez pas non plus de célébrer les victoires ! Il est facile de tomber dans le piège de ne commenter que les éléments rouges et jaunes, ou de ne créer que des tableaux de bord contenant les éléments à risque. Mais il est tout aussi important de récompenser les belles réussites si vous voulez créer des habitudes durables.

Célébrer les victoires et donner du feedback est quelque chose que vous pouvez facilement faire depuis le fil d’actualité de Tability. Vous pouvez filtrer le fil pour vous concentrer sur les plans ou les personnes que vous suivez, puis ajouter des réactions et des commentaires en un clic.

Mais ce n’est pas tout ! Tability fera ce qui suit pour récompenser les utilisateurs lorsqu’ils s’impliquent dans leurs objectifs :

• Des notifications de lecture sont envoyées automatiquement aux auteurs des check-ins
• Le compteur de série de check-ins augmente chaque fois que vous complétez tous vos check-ins au cours d’une semaine donnée
• Il existe un classement des séries qui place les utilisateurs les plus actifs en tête

L’essentiel ici est de fournir à votre équipe un simple suivi d’habitudes pour leurs objectifs – un outil capable de stimuler l’engagement dans les moments difficiles, et de procurer une grande satisfaction lorsque les objectifs sont atteints.

Comment essayer Tability

Voici comment vous pouvez essayer Tability dès aujourd’hui pour commencer à construire des habitudes autour de vos objectifs business :

1. Allez sur https://tability.app/signup 
2. Suivez les étapes d’intégration

Vous obtiendrez un essai de 14 jours (aucune carte bancaire requise).

Si vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme, rendez-vous sur https://www.tability.io