Arrêtez les faux positifs

Pour commencer, c'est presque toujours la faute du management.

En général, les gens n'aiment pas parler d'échecs ou de mauvaises nouvelles. Très souvent, au travail, les gens ont tendance à se concentrer sur les bonnes nouvelles plutôt que sur les mauvaises, surtout si le rapport concerne leur propre travail. Faire en sorte que votre équipe rende compte de son travail (objectifs, OKRs, KPIs, ou tâches quotidiennes) est le seul moyen pour vous, en tant que manager, de savoir ce qui se passe réellement. Un bon reporting vous permet de comprendre l'état des choses, et signaler un signal négatif peut vous aider à redresser la barre avant que la situation ne devienne critique. Si votre reporting est malhonnête, cela va à l'encontre de tout son objectif. Être honnête sur son travail est essentiel.

Les équipes qui rapportent de faux positifs, c'est bien trop fréquent.

Tout le monde fait des erreurs

La semaine dernière, je rattrapais le temps perdu avec un ami qui possède une épicerie fine. Ils sont spécialisés dans la préparation de sandwichs sains et de haute qualité, avec des ingrédients frais et locaux. Il m'a raconté qu'ils avaient des problèmes avec l'un de leurs employés, qui est parfois malhonnête sur son travail. Ils commencent chaque journée en coupant et en préparant les ingrédients frais pour les sandwichs du jour. Il se souvient d'une fois où il a demandé si les oignons avaient été coupés frais ce jour-là, et l'employé a menti en disant qu'ils étaient frais. À première vue, c'étaient clairement des restes de la veille.

De nombreux managers pourraient mal le prendre, allant même jusqu'à renvoyer cette personne pour ne pas avoir fait son travail ou pour avoir menti en face. Pour mon ami, le problème concernait surtout le sandwich. Peu lui importait que l'employé ait oublié de préparer les champignons — ce qui comptait pour lui, c'est que ses clients reçoivent des sandwichs frais ce jour-là, et non des restes.

Trop souvent, les cultures d'entreprise créent cette attente de perfection. Un faux pas ou un échec pourrait vous coûter votre emploi. Même si recevoir un faux rapport d'avancement de la part de vos employés est frustrant, c'est bel et bien à vous, en tant que manager, de favoriser un environnement propice à un reporting sûr et honnête. Vous et vos employés devez tous les deux comprendre que les gens font des erreurs et que vous travaillez ensemble vers un objectif commun. Oublier de préparer les oignons ne signifie pas qu'ils ont mal fait leur travail ; les gens font des erreurs. Maintenant, allons couper des oignons.

C'est normal d'échouer : construire cette culture du reporting honnête

Le rôle du management est de veiller à cultiver un environnement sûr pour échouer sans risque et rendre compte honnêtement de l'avancement. Un environnement de travail sûr permet aux employés de se sentir à l'aise et en sécurité pour exprimer leurs pensées, leurs idées et leurs préoccupations, sans craindre de répercussions négatives. Dans un tel environnement, la communication ouverte et l'honnêteté sont encouragées et valorisées.

Ce niveau de transparence permet aux managers de vraiment comprendre ce qui se passe dans leur équipe, non pas pour évaluer les employés, mais pour voir où leur attention est nécessaire. Si vous avez une compréhension honnête et claire de ce qui nécessite de l'attention, il est beaucoup plus facile de prioriser le travail et de diriger l'équipe dans la bonne direction.

Il existe quelques pratiques courantes qui aideront votre équipe à considérer les échecs comme une opportunité commerciale plutôt que comme un motif de honte.

Fixez des objectifs axés sur les résultats, pas sur les livrables

Ce changement aide les employés à se concentrer sur le résultat final plutôt que sur le simple fait de cocher des tâches. Si vous basez la performance de l'équipe sur les livrables plutôt que sur les résultats, cela laisse peu de place à la réussite.

Dans l'exemple de l'épicerie fine, si l'employé pense que son objectif est de couper des oignons, alors il a échoué. C'est terminé. Mais s'il comprend que l'objectif est de fournir des sandwichs frais, il sait qu'il peut encore rectifier le tir. Tant que le client n'a pas reçu ce sandwich, il a une chance de corriger la situation.

Lorsque les objectifs sont axés sur les résultats, les employés peuvent aligner leurs efforts sur la vision d'ensemble, ce qui favorise l'innovation et la résolution de problèmes.

Des points réguliers et des rétrospectives

Des points réguliers et des rétrospectives offrent des occasions structurées pour les équipes de discuter de l'avancement, de traiter les problèmes et de tirer des leçons des erreurs. Les organiser plus souvent donne à votre équipe l'espace nécessaire pour être honnête et signaler les choses dès qu'elles commencent à déraper, pas seulement quand c'est déjà dans le rouge.

Pour vous assurer que votre équipe soit disposée à signaler ces signaux tôt, votre réunion de suivi doit être ouverte, honnête et constructive, en se concentrant sur l'amélioration continue plutôt que sur la recherche de coupables. Plutôt que de chercher un coupable, cherchez des réponses à ces questions :

• Où sommes-nous en train d'échouer/de prendre du retard ?
• Qu'est-ce qui s'est mal passé ?
• Que pouvons-nous faire pour y remédier ?
• Devrions-nous réorienter notre attention ?

Veillez à ne pas trop vous concentrer sur l'ampleur du problème, mais plutôt sur la façon d'être productif. Terminez chaque réunion de suivi avec des actions concrètes et travaillez à redresser la barre. Aussi désagréable que ce soit de voir les choses échouer, c'est toujours le signe qu'il y a une marge de progression.

Ne liez pas la performance des employés aux indicateurs de l'entreprise

Si vous liez les moyens de subsistance d'un employé aux indicateurs de l'entreprise, il n'y a plus aucune incitation à un reporting honnête. Les employés sont alors poussés à cacher la vérité si de mauvais chiffres signifient la perte d'une prime.

Si les employés rendent compte de l'avancement et exécutent des tâches, c'est toute l'équipe qui est responsable de la réussite de l'entreprise. Il est rare qu'une partie d'une entreprise ne soit pas affectée par les actions des autres ou par des influences extérieures.

Assurez-vous que votre équipe sait que vous êtes tous dans le même bateau. Vos employés se sentiront encouragés et en capacité de mieux faire pour atteindre votre objectif commun.

Tout commence par le management

Enfin, l'élément le plus important est de toujours se rappeler que tout commence par le management. Les employés ne peuvent fournir un reporting honnête que s'ils se sentent en sécurité pour partager leurs erreurs dans la culture de votre équipe. Soyez aussi fiers de vos échecs que vous célébrez vos réussites, et votre équipe suivra le mouvement, elle aussi.