¿Quieres sacarle más partido a tus OKR? Sácalos de tus hojas de cálculo

¿Llevarías el seguimiento de tus proyectos en una hoja de cálculo? ¿Tus épicas, tus tareas, las conversaciones de tu equipo, tu progreso?

Probablemente no. Usamos herramientas como Jira, Trello o Monday porque nos dan muchas respuestas desde el primer momento. Un clic para saber qué está en curso, otro para ver un gráfico de burn down, otro más para cambiar el estado. Podrías hacer lo mismo con Google Sheet y algunas fórmulas hechas a mano, pero es mucho más fácil y rápido conseguir una buena herramienta de gestión de proyectos ya lista para usar.

Lo mismo se aplica a los OKR. Estamos en los primeros días de instrumentar la estrategia, y la mayoría de los equipos todavía usan hojas de cálculo para gestionar sus objetivos trimestrales. Pero esto tiene un coste. Igual que con los proyectos, hay algunas preguntas clave que deberías poder responder rápidamente en cualquier momento del trimestre.

Pregunta 1: ¿Vamos por buen camino?

La respuesta a esta pregunta no es tan sencilla como parece. De hecho, muchos equipos hoy en día podrían estar obteniendo falsos positivos debido a las plantillas que usan. Déjame explicarte.

Los OKR a menudo se presentan como una tabla que solo conserva la última actualización de progreso de cada Key Result. Sería como mirar el gráfico de abajo: puedes ver un punto de datos, y todo va bien mientras estés por encima de la línea de progreso.

El problema aquí es que las tendencias podrían contarnos una historia distinta. Un gráfico de progreso semana a semana podría no verse tan bien.

Si quieres hacer bien tus OKR, deberías procurar tener el mismo tipo de visibilidad sobre el progreso de tus Key Results. No te conformes con un solo punto de datos: asegúrate de poder ver las tendencias.

Puedes lograrlo añadiendo una columna por cada semana que pasa en tu plantilla y luego creando un gráfico de progreso para cada uno de tus KR. Pero ya empiezas a ver cómo aumenta la complejidad, y hay más preguntas por responder.

Pregunta 2: ¿Qué está en riesgo ahora mismo?

Esto es una continuación del punto anterior. Necesitas poder identificar fácilmente los OKR que tienen problemas en tu organización. Esto es aún más importante si eres un manager con varios equipos a tu cargo.

Con hojas de cálculo necesitarás crear filtros personalizados para construir tu propio panel, o esperar a que otra persona te escriba un informe. Peor aún, es posible que ni siquiera tengas una forma de obtener esa información y tengas que revisar cada hoja y peinar los OKR para identificar los problemáticos.

¿No sería mejor tener una forma sencilla de aislar los OKR que requieren tu atención?

Pregunta 3: ¿Cuál fue nuestra última conversación?

En última instancia, los OKR tratan sobre colaboración. Si todo lo que haces es mirar el progreso de las métricas, entonces tienes un panel de KPI: una gran herramienta, pero que sirve para un propósito distinto. Los OKR tratan sobre 2 cosas:

• Alineación al inicio del trimestre: es una forma sencilla de crear una estrella polar compartida en toda tu organización.
• Foco durante el trimestre: es un marco que pone los outcomes en el centro y ayuda a los equipos a ajustar sus prioridades en consecuencia.

A menudo hablamos del primer beneficio, pero el segundo es igual de importante. El progreso de los OKR debería comentarse cada semana, y esto debería ayudarte a tener un ciclo de feedback saludable entre los outputs producidos por el equipo y los outcomes observados como resultado.

Volviendo a las hojas de cálculo, te va a resultar casi imposible llevar el control de las conversaciones y decisiones semanales. Se perderá conocimiento, se olvidarán las tareas pendientes.

Pregunta 4: ¿qué estamos haciendo para mejorar?

El último punto trata sobre volver a vincular los OKR con las actividades y los proyectos. Saber pronto que un objetivo se está desviando es genial, pero los siguientes pasos consisten invariablemente en profundizar en el roadmap actual para entender si tenemos el plan adecuado para corregir la situación.

Esto es difícil de hacer cuando tus objetivos están en un sitio y tus proyectos en otro. Por eso es mejor usar una plataforma como Tability que puede mostrarte fácilmente la lista de proyectos vinculados a un outcome específico.