OKR, Scrum y gestión basada en evidencias

A. ¿Qué son los OKR?

Los OKR han sido ampliamente adoptados por empresas como Spotify, Twitter, Airbnb, LinkedIn, Samsung, Microsoft y Amazon, y también los utilizan empresas como Colgate, Walmart, Anheuser-Busch, Target, Gap, GE, Dun&Bradstreet e ING Bank. Desarrollados originalmente en Intel, se citan con más frecuencia en el contexto de Google. 

Objetivos y resultados clave (OKR) es un sistema de gestión y ejecución de objetivos que no contiene más de 3-5 objetivos ni más de 3-5 resultados clave por cada objetivo. Tiene 3 componentes principales: objetivos, resultados clave e iniciativas.

Los objetivos responden a la pregunta: ¿adónde quieres llegar? Los resultados clave responden a la pregunta: ¿cómo sabrás que estás llegando y cómo medirás el éxito? Las iniciativas responden a la pregunta: ¿qué harás para llegar?

B. Cómo acertar con los OKR

Los objetivos – El «corazón» de los OKR

Los objetivos deben ayudar a responder las preguntas: ¿adónde quiero llegar? ¿Cuál es mi meta? 

Los objetivos deben darte un sentido de dirección y enfoque. Bien formulados, deben inspirar a tu equipo a trabajar para alcanzarlos. Aportan «corazón o emotividad» a tu iniciativa.

Aquí tienes algunas pautas para escribir objetivos convincentes:

1. Deben estar alineados con el propósito y la estrategia.
2. Hazlos emocionantes planteando un estado final.
3. Deben ser ambiciosos.
4. Los objetivos son más potentes cuando son cualitativos.
5. Limítate a 3-5 objetivos para mantener un enfoque láser.
6. Empieza con verbos de acción, por ejemplo: Crear la marca más querida.
7. Pueden ser comprometidos (corto plazo) o aspiracionales (largo plazo).
   

Veamos 2 objetivos:

Objetivo 1:

‍Lanzar una app para profesionales de la salud. 🙁

Objetivo 2:

‍Ser la app más fácil de usar para todos los profesionales de la salud. 😊

¿Cuál elegirías como un objetivo bien redactado? Lo adivinaste. Es el segundo objetivo.

Los resultados clave - La «cabeza» de los OKR

Si los objetivos ayudan a responder las preguntas: ¿adónde quiero llegar? ¿Cuál es mi meta? Los resultados clave ayudan a responder las preguntas: ¿cómo mediré el éxito? ¿Cómo verificaré que he alcanzado mi meta? Dicho de forma sencilla, los resultados clave son indicadores de éxito.

Los resultados clave no son más que resultados medibles que, al alcanzarse, harán avanzar directamente el objetivo. 

Veamos entonces qué hace que un resultado clave sea convincente:

1. Debe estar alineado con un objetivo y contribuir a él.
2. Debe ser cuantitativo (medible y verificable).
3. Los resultados clave deben tener una métrica (KPI) y una meta (cantidad y plazo).
4. Esas metas deben ser desafiantes.
5. Limítate a 3-5 resultados clave por objetivo.

Resultado clave - Ejemplos

Observa cómo los distintos resultados clave cumplen las condiciones de las pautas para redactar resultados clave convincentes. En ellos, los resultados clave permiten alcanzar el objetivo en cuestión, parecen exigentes, son medibles y verificables, y todos contienen una métrica (KPI) y una meta (cantidad y plazo).

Las iniciativas - Las «manos» de los OKR

Las iniciativas desempeñan un papel crucial en la ejecución de los OKR. Las iniciativas responden a la pregunta: ¿qué necesito hacer para alcanzar mis resultados clave? Funcionan como las manos de tus OKR. ¡Hacen que las cosas sucedan!

Ahora veamos algunas pautas para las iniciativas:

1. Las iniciativas pueden ser un proyecto, una tarea o una actividad.
2. Ten al menos 1 iniciativa conectada a cada resultado clave.
3. Debe ser necesaria para lograr el resultado clave deseado.
4. Puede ser booleana (sí/no) o estar impulsada por una métrica. Formar a 20 personas en el software X podría ser un ejemplo de iniciativa booleana. O está hecho o no lo está. En cambio, un proyecto de 3 meses podría ser un ejemplo de iniciativa impulsada por métricas. Aquí podrías tener hitos que cumplir a lo largo de un periodo de tiempo.

Veamos cómo podríamos definir iniciativas para el ejemplo que elegimos antes:

Objetivo 1: Ser la app más fácil de usar para todos los profesionales de la salud. 

KR 1.2: Conseguir una valoración de la app de 4,5

Iniciativa 1: Planificar un programa de optimización para la App Store (ASO)

Iniciativa 2: Conseguir que los usuarios valoren la app en momentos de verdad usando avisos en tiempo real

Recuerda que las iniciativas solo entran en juego después de crear y alinear los OKR. De hecho, una vez que los OKR están finalizados y alineados, la verdadera colaboración se produce cuando se implementan las iniciativas. Es entonces cuando las partes interesadas se ven obligadas a colaborar para encajar las piezas del rompecabezas, con el objetivo final de alcanzar el OKR.

C. Objetivos de producto definidos

La Scrum Guide publicada en noviembre de 2020 afirma que «el objetivo de producto describe un estado futuro del producto … [Es] el objetivo a largo plazo del equipo Scrum». También sugiere que «el objetivo de producto está en el product backlog. El resto del product backlog surge para definir ‘qué' cumplirá el objetivo de producto». El Product Owner es responsable de «desarrollar y comunicar explícitamente el objetivo de producto». Todo el equipo Scrum está «centrado en un … objetivo de producto» a la vez.

Scrum es un marco orientador pensado para facilitar el desarrollo de productos complejos. Sin embargo, no dicta cómo deben aplicarse las prácticas. Y precisamente por eso, los objetivos de producto se han interpretado de muchas maneras, como la visión de producto, la propuesta de valor del producto, etc. Recomiendo que los objetivos de producto no sean más que un resultado que el producto debe crear para sus usuarios. Algunos objetivos de ejemplo podrían ser la adquisición de usuarios, una mejor conversión, mayores ingresos o la reducción de la deuda técnica.

D. El objetivo último del producto y el papel de la estrategia de producto

Una estrategia de producto describe lo que una empresa espera lograr con su producto y cómo planea hacerlo. La estrategia debe responder preguntas clave como a quién servirá el producto (usuarios), cómo beneficiará a esos usuarios y cuáles son los objetivos de la empresa para el producto dentro de su estrategia global.

Una estrategia de producto bien definida forma parte del objetivo último del producto, casi como la visión del producto. ¿Por qué creas tu producto? ¿Qué impacto quieres tener? ¿La vida de quién pretendes cambiar?

La visión de tu producto es esencial. Sin una razón inspiradora para crear tu producto, y para que tus clientes lo compren, todo se viene abajo.

Google para su buscador: «Dar acceso a la información del mundo con un solo clic».‍

E. Las iniciativas como experimentos

Así, los objetivos te dan dirección y ambición, los resultados clave te dan capacidad de medición, y las iniciativas te dan lo que vas a hacer (proyectos, tareas, actividades, etc.) para alcanzar los OKR. Las iniciativas son como «experimentos» a los que casi apuestas. 

Como el propio OKR es ambicioso, te anima a pensar en soluciones que no habías probado antes (en la mayoría de los casos). Son precisamente estos experimentos, bajo el amparo de las iniciativas, los que forman la «hipótesis» en cada caso. En términos ágiles, cada Sprint y cada Sprint Goal es la hipótesis:

• Los equipos de producto tienen un objetivo de producto.
• Los objetivos ayudan a los equipos a alcanzar el objetivo de producto.
• Las áreas de resultados clave miden el impacto / resultado de las iniciativas frente al objetivo.
• Las iniciativas son las hipótesis que cumplirán los objetivos.

Combinar los OKR con la gestión basada en evidencias (Evidence Based Management, EBM) es casi como ver el bosque en lugar de los árboles. Aunque las empresas invierten en procesos ágiles, a veces pierden de vista la creación de valor a causa de esas mismas herramientas ágiles. ¿Ha mejorado la entrega del producto? ¿Cuánto más contentos están los clientes? ¿Están los empleados satisfechos y capacitados? 

Los equipos Agile/Scrum pueden beneficiarse enormemente al usar el EBM para crear métricas basadas en el valor que, en última instancia, delimitan y definen iniciativas/experimentos al mantener «la vista puesta en la meta» a través de resultados basados en el valor (los OKR). El EBM analiza 4 áreas de valor clave, y las 4 áreas contribuyen a la capacidad de una organización para entregar valor de negocio.

1. Valor actual: mide el valor entregado al cliente o usuario hoy
2. Valor no realizado: mide el valor que podría lograrse al satisfacer todas las necesidades potenciales del cliente o usuario 
3. Capacidad de innovar (pivotar): mide la capacidad de entregar una nueva funcionalidad que atienda mejor una necesidad del cliente o usuario.
4. Tiempo de salida al mercado: mide la capacidad de entregar rápidamente una nueva funcionalidad, servicio o producto

Antes de integrar los OKR y las prácticas de Scrum, aclara la diferencia entre visión y misión, para que los objetivos de tus sprints refuercen el propósito más amplio de la empresa.

F. Inspeccionar y adaptarse

Las revisiones de sprint son ideales para inspeccionar y reflexionar sobre las hipótesis y experimentos realizados. Permiten al Product Owner y al equipo analizar cómo estas iniciativas están ayudando a mover la aguja del resultado clave en cuestión. Se trata simplemente de la capacidad del equipo para aprender del sprint, inspeccionar qué está funcionando y qué no, y finalmente pivotar o adaptarse en función de lo aprendido para crear el siguiente conjunto de experimentos / hipótesis.

Si los resultados clave muestran resultados

• ¿Has avanzado lo suficiente?
• ¿Han cambiado realmente las áreas de resultados clave debido a otros factores, por ejemplo las condiciones del mercado y los vientos a favor?
• ¿Necesitas hacer cambios en tus iniciativas?
• ¿Necesitas considerar iniciativas alternativas?

Si los resultados clave no muestran resultados

• ¿Son correctos tus resultados clave? 
• ¿Estás midiendo un indicador rezagado? 
• ¿Necesitas cambiar una iniciativa?
• ¿Es correcta una hipótesis concreta?
• ¿Hay que modificar un experimento existente?
• ¿Deberías añadir un indicador adelantado?

Inspeccionar de esta manera facilita que el equipo mantenga el foco en las prioridades relevantes para el próximo sprint y analice qué contribución de valor aportará a los OKR en cuestión.

G. Palabra final

Para que los OKR tengan éxito, deben adoptar la verdadera naturaleza del manifiesto ágil. Aquí tienes 3 cosas a tener en cuenta en tu búsqueda de hacer que tus OKR sean verdaderamente sólidos:

1. Los OKR no se cascadean, se alinean. Evita convertir los OKR en un ejercicio en cascada cuando, en cambio, se necesita un enfoque adaptativo para cumplir las estrategias de la organización. 
2. Combinar la filosofía del EBM con los OKR impulsará la generación real de valor para los equipos y las organizaciones.
3. Asumir que un conjunto explícito de actividades contribuirá al resultado clave, sin inspeccionar y adaptar constantemente las iniciativas (hipótesis y experimentos), puede ser fatal para tus OKR.

Referencias

1. Formgren, J (2018). Power of making a difference at work. 15 de octubre de 2018.
2. Scrum.org (2020) The Evidence-Based Management Guide. Measuring Value to Enable Improvement and Agility.
3. The Executive's Guide to Agile OKRs with Evidence Based Management (EBM), Matthew Hodgson