Willst du mehr aus deinen OKRs herausholen? Hol sie aus deinen Tabellenkalkulationen

Würdest du deine Projekte in einer Tabellenkalkulation verfolgen? Deine Epics, deine Aufgaben, die Diskussionen deines Teams, deinen Fortschritt?

Höchstwahrscheinlich nicht. Wir nutzen Tools wie Jira, Trello oder Monday, weil sie uns von Haus aus viele Antworten liefern. Ein Klick, um zu sehen, was gerade in Arbeit ist, ein weiterer für ein Burndown-Chart, noch einer, um den Status zu ändern. Du könntest dasselbe mit Google Sheet und ein paar selbstgebauten Formeln machen, aber es ist viel einfacher und schneller, dir ein gutes Projektmanagement-Tool von der Stange zu holen.

Das Gleiche gilt für OKRs. Wir stehen noch ganz am Anfang, wenn es darum geht, Strategie zu instrumentieren, und die meisten Teams nutzen weiterhin Tabellenkalkulationen, um ihre Quartalsziele zu verwalten. Das hat aber seinen Preis. Genau wie bei Projekten gibt es ein paar zentrale Fragen, die du jederzeit während des Quartals schnell beantworten können solltest.

Frage 1: Sind wir auf Kurs?

Die Antwort auf diese Frage ist nicht so einfach, wie sie aussieht. Tatsächlich bekommen heute viele Teams falsch-positive Ergebnisse, wegen der Vorlagen, die sie verwenden. Lass es mich erklären.

OKRs werden oft als Tabelle dargestellt, die nur das letzte Fortschritts-Update für jedes Key Result enthält. Das wäre so, als würdest du dir das Diagramm unten ansehen: Du siehst einen einzelnen Datenpunkt, und solange du über der Fortschrittslinie liegst, ist alles gut.

Das Problem dabei ist, dass Trends eine ganz andere Geschichte erzählen können. Ein wochenweises Fortschrittsdiagramm sieht dann vielleicht gar nicht mehr so gut aus.

Wenn du OKRs richtig machen willst, solltest du danach streben, die gleiche Art von Transparenz für den Fortschritt deiner Key Results zu haben. Begnüge dich nicht mit einem einzelnen Datenpunkt – sorge stattdessen dafür, dass du Trends erkennen kannst.

Das kannst du erreichen, indem du für jede vergangene Woche eine Spalte in deiner Vorlage hinzufügst und dann für jeden deiner KRs ein Fortschrittsdiagramm erstellst. Aber du siehst schon, wie die Komplexität zunimmt, und es gibt noch weitere Fragen zu beantworten.

Frage 2: Was ist gerade gefährdet?

Das knüpft an den vorherigen Punkt an. Es muss für dich einfach sein, die OKRs zu erkennen, die in deiner Organisation Probleme haben. Das ist umso wichtiger, wenn du als Manager mehrere Teams betreust.

Mit Tabellenkalkulationen musst du benutzerdefinierte Filter erstellen, um dir dein eigenes Dashboard zu bauen, oder darauf warten, dass dir jemand anderes einen Bericht schreibt. Schlimmer noch, du hast vielleicht gar keine Möglichkeit, an diese Information zu kommen, und musst jede einzelne Tabelle durchgehen und die OKRs durchkämmen, um die problematischen zu finden.

Wäre es nicht am besten, eine einfache Möglichkeit zu haben, die OKRs zu isolieren, die deine Aufmerksamkeit brauchen?

Frage 3: Was war unsere letzte Diskussion?

Bei OKRs geht es letztlich um Zusammenarbeit. Wenn alles, was du tust, darin besteht, den Fortschritt von Kennzahlen zu betrachten, dann hast du ein KPI-Dashboard – ein großartiges Tool, aber mit einem anderen Zweck. Bei OKRs geht es um 2 Dinge:

• Ausrichtung zu Beginn des Quartals: Es ist eine einfache Möglichkeit, einen gemeinsamen Nordstern für deine gesamte Organisation zu schaffen.
• Fokus während des Quartals: Es ist ein Rahmenwerk, das Outcomes in den Mittelpunkt stellt und Teams hilft, ihre Prioritäten entsprechend anzupassen.

Wir sprechen oft über den ersten Vorteil, aber der zweite ist genauso wichtig. Über den Fortschritt der OKRs sollte jede Woche gesprochen werden, und das sollte dir helfen, einen gesunden Feedback-Zyklus zwischen den Outputs, die das Team produziert, und den Outcomes, die als Ergebnis beobachtet werden, zu etablieren.

Zurück zu den Tabellenkalkulationen: Es wird für dich fast unmöglich sein, den Überblick über wöchentliche Diskussionen und Entscheidungen zu behalten. Wissen geht verloren, Aufgaben werden vergessen.

Frage 4: was tun wir, um uns zu verbessern?

Der letzte Punkt handelt davon, OKRs wieder mit Aktivitäten und Projekten zu verknüpfen. Frühzeitig zu wissen, dass ein Ziel vom Kurs abkommt, ist großartig, aber die nächsten Schritte bestehen immer darin, sich die aktuelle Roadmap genauer anzusehen, um zu verstehen, ob wir den richtigen Plan haben, um die Situation zu korrigieren.

Das ist schwer umzusetzen, wenn deine Ziele an einem Ort und deine Projekte an einem anderen liegen. Deshalb ist es am besten, eine Plattform wie Tability zu nutzen, die dir einfach die Liste der Projekte anzeigen kann, die mit einem bestimmten Outcome verknüpft sind.