Reporting de OKRs: 3 formas sencillas de mantener la transparencia en tu organización

Planifica, haz seguimiento, informa. Y vuelta a empezar.

Esa es una visión muy simplificada de todo lo que implica trabajar con OKRs. En realidad, los detalles son complicados y únicos para cada empresa. En su mayor parte, estos tres aspectos son una parte clave del proceso de OKRs en cualquier organización.

Cada trimestre o año comienza con sesiones de planificación y la definición de objetivos para el siguiente ciclo. Después, haces seguimiento de tu plan u objetivos controlando las cifras y completando las tareas que te ayudan a avanzar. La tercera parte es el reporting, donde tomas ese trabajo y ese progreso de forma periódica y los transmites a las personas que necesitan saberlo: tu jefe, el jefe de tu jefe, las partes interesadas, los inversores y más. Tienes que enviar un informe de estado a los inversores, además de hacer todas las reuniones de equipo y las revisiones individuales y grupales.

Informar y compartir es una parte importante del proceso y, a menudo, una tarea tediosa. Normalmente implica una serie de pasos, como:

1. Recopilación de datos: reunir cifras precisas y actualizadas para usar en tus informes.
2. Análisis de datos: procesar los datos y extraer conclusiones relevantes.
3. Presentación: encontrar la manera de transformar datos en bruto en algo presentable y fácil de entender
4. Documentación: compilar la presentación en distintos formatos y añadirla a la base de conocimiento de tu organización.
5. Distribución: compartir la información con las personas adecuadas, lo que puede implicar enviar correos electrónicos o facilitar enlaces a documentos accesibles.

La retrospectiva es una parte fundamental del flujo de trabajo de los OKRs. Te permite asimilar y compartir tu progreso, y reflexionar sobre tus logros y su alineación con tus objetivos. Es el momento de preguntarte:

• ¿Estamos alcanzando nuestros objetivos?
• ¿Qué hemos logrado?
• ¿Siguen siendo estos los objetivos que deberíamos seguir?

Aunque hacer seguimiento de los objetivos es importante y supone un reto, uno de los verdaderos puntos fuertes de los OKRs está en tomar esos datos y reflexionar sobre ellos. Este proceso de informar y reflexionar te permite corregir el rumbo, buscar una mejora continua y celebrar tus logros. Los aprendizajes basados en datos obtenidos durante la retrospectiva pueden guiar la toma de decisiones y orientar a tu organización en la dirección correcta.

El arte del reporting de OKRs

El reporting no es una simple formalidad; es un componente estratégico del proceso de OKRs. Es una fuente de numerosos beneficios que impulsan a las organizaciones hacia sus objetivos:

• Transparencia y responsabilidad: el reporting fomenta una cultura de transparencia, asegurando que todos entiendan lo que está pasando y cuál es su papel en el camino. Esta transparencia genera confianza y responsabilidad.
• Toma de decisiones informada: un reporting eficaz transforma los datos en bruto en información accionable, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones informadas y perfeccionar sus estrategias.
• Mejor priorización: el reporting permite a las organizaciones evaluar si sus prioridades están alineadas con sus objetivos, facilitando una asignación de recursos más eficaz.
• Mejora continua: a través del reporting y la reflexión, las organizaciones pueden identificar áreas de crecimiento e innovación, fomentando una cultura de mejora continua.
• Comunicación mejorada: los informes claros y bien estructurados facilitan una comunicación eficaz, reducen los malentendidos y mantienen a todos alineados.
• Alineación con los objetivos estratégicos: el reporting garantiza que las organizaciones permanezcan alineadas con sus objetivos estratégicos, guiándolas hacia el éxito a largo plazo.
• Celebrar los logros: el reporting no consiste solo en identificar áreas de mejora; también es una oportunidad para celebrar los éxitos, impulsando la moral y la motivación del equipo.

Tres formas de ahorrar tiempo en tus informes de OKRs

El reporting es una parte clave del proceso de OKRs, pero no siempre es fácil. Aquí tienes tres formas sencillas de agilizar tus procesos...

El formulario semanal de check-ins de OKRs

No es una función de reporting en sí, pero tus check-ins semanales te obligan a reflexionar sobre tu progreso semana tras semana. Aunque normalmente no escribirías un informe completo, tener cifras, gráficos visuales y un análisis escrito te ofrece beneficios similares a los de un informe completo.

Estar vinculado a una sola meta u objetivo te permite examinar algo con detalle y asegurarte de que el progreso y las prioridades estén donde deben estar. Se trata de un importante bucle de retroalimentación que te hace responsable de las prioridades y de la toma de decisiones en torno a un resultado específico.

Usar una herramienta como Tability te permite crear esos check-ins semanales, además de ofrecerte muchas formas de compartir esas actualizaciones. Descarga gráficos y check-ins compartibles en Tability.

Una vez que has descargado un gráfico, funciona como cualquier otro archivo de imagen — puedes compartirlo en Twitter o Linkedin, o colocarlo en tu canal de Slack.

Crea una presentación de OKRs en un clic

Los OKRs son excelentes para construir esa transparencia en torno a los objetivos en tu organización. Es importante asegurarte de compartir tu progreso y tus logros, y de que los demás sepan, tanto como tú, en qué está trabajando tu equipo.

Normalmente, querrás combinar tu seguimiento de OKRs con una reunión de equipo frecuente (semanal o quincenal) en la que puedas hablar de estas cuestiones con tu equipo.

Una clave para que tus reuniones de equipo tengan éxito es contar con recursos visuales. Crear una presentación puede ser pesado, pero tener gráficos y elementos visuales diapositiva a diapositiva que acompañen tu revisión de OKRs hace que la conversación sea mucho más significativa y reveladora. Ver un gráfico o una progresión de cifras, en lugar de solo escuchar una actualización verbal sobre un proyecto, puede enriquecer la conversación y ayudar a tus compañeros a asimilar tus actualizaciones con más facilidad. 

Si tienes una buena plantilla para tu Keynote o PowerPoint, eso puede acelerar la creación de estas presentaciones desde cero. Como alternativa, tu herramienta de seguimiento de objetivos puede tener una forma de mostrar el progreso en modo presentación. 

Envía informes de OKR y retrospectivas

Ya sea trimestral, mensual o anual, periódicamente habrá momentos en los que las partes interesadas y los inversores necesiten saber cómo va tu negocio. Normalmente tendrás que enviar una actualización mensual (o trimestral) a los inversores, o elaborar un informe para tu empresa. Este informe suele ser un correo electrónico, un PDF o una página de Docs que repasa todos los aspectos destacados y los retos del último mes o trimestre.

Como todos los demás informes, requiere cierto esfuerzo reunir todos esos datos, poner tus ideas por escrito y enviarlo todo a las partes implicadas. Hace falta mucho trabajo para coger el ritmo de cómo hacer estos informes de forma correcta y eficiente. Por muy bueno que seas en esto, normalmente no forma parte de tu carga de trabajo habitual y puede ser pesado cambiar al «modo reporting». Quieres volver cuanto antes a aquello en lo que estabas trabajando.

Conclusión: cuida tu reporting

A menudo se pasa por alto como una simple parte tediosa del proceso. Tu jefe quiere un informe, y tú se lo das. Pero el reporting no es una simple formalidad; es el latido de los esfuerzos de una organización, que asegura que todos permanezcan informados, alineados y motivados. Adopta el arte del reporting y observa cómo tu equipo alcanza nuevas cotas, impulsado por la transparencia, la responsabilidad y el compromiso de lograr sus objetivos. Recuerda que, mientras atraviesas el proceso (y la tarea pesada que supone), estás reuniendo, reflexionando y compartiendo con el resto de la empresa una gran riqueza de conocimiento. 

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