5 innovative Retrospektive-Ideen, um dein Team zu motivieren

Wenn dein Team ein anstrengendes Quartal abgeschlossen hat, ist es wichtig, eine Pause einzulegen und über die Erfolge nachzudenken. Genau hier kommen Retrospektiven ins Spiel. Indem sie Erfolge feiern, Verbesserungspotenziale identifizieren und ein gemeinsames Verständnis des Fortschritts schaffen, können Teams effektivere und realistischere Ziele für ihren nächsten Objectives and Key Results-Zyklus (OKRs) festlegen. 

OKR-Retrospektiven bringen Teammitglieder zusammen, um ihre Ziele zu bewerten, zu besprechen, was gut gelaufen ist und was nicht wie geplant verlief, und zu überlegen, was sie starten, stoppen und fortsetzen sollten. Das legt die Grundlage für eine bessere Zielsetzung im nächsten Quartal. 

Auch wenn sich das klassische OKR-Retrospektive-Meeting bewährt hat, ist es manchmal gut, etwas Abwechslung reinzubringen und neue Formate auszuprobieren. Indem sie sich von traditionellen Retrospektive-Strukturen lösen, können Teams neue Denk- und Problemlösungsansätze entdecken. Frische Formate ermutigen Teammitglieder, Herausforderungen aus unterschiedlichen Perspektiven anzugehen, was zu innovativen Lösungen führt, die in einem klassischen Setting vielleicht übersehen worden wären. 

5 innovative Alternativen für Retrospektive-Meeting-Formate

1. Die Segelboot-Retrospektive

Die Segelboot-Retrospektive ist ein visuelles und metaphorisches Format, das Teams hilft, über ihren Fortschritt nachzudenken, Treiber und Hindernisse zu identifizieren und einen Kurs für zukünftige Verbesserungen festzulegen. Dieses Format nutzt das Bild eines Segelboots, das sich durch die Herausforderungen und Erfolge eines Projekts oder Quartals bewegt. Teams können betrachten, was ihnen hilft (der Wind), was sie ausbremst (der Anker) und was ihnen im Weg stehen könnte (die Felsen). So bekommen sie ein gutes Bild davon, wo sie stehen, und können Pläne entwickeln, um ihre Stärken zu nutzen, Hindernisse zu überwinden und dorthin zu gelangen, wo sie hinwollen.

So moderierst du das Segelboot-Retrospektive-Format

1. Vorbereitung

• Plane eine feste Zeit und einen Raum für die Retrospektive ein.
• Zeichne ein Segelboot auf ein Whiteboard oder ein digitales Kollaborationstool, inklusive folgender Elemente:
  • Boot: Repräsentiert das Team.
  • Wind: Zeigt an, was das Team vorantreibt.
  • Anker: Repräsentiert das, was das Team zurückhält oder ausbremst.
  • Felsen: Zeigt mögliche Risiken oder Hindernisse voraus.
  • Insel: Repräsentiert die Ziele des Teams oder das gewünschte Ziel.
• Stelle dem Team Haftnotizen oder ein digitales Äquivalent zur Verfügung.

2. Kontext schaffen (5 Minuten)

• Erkläre das Segelboot-Retrospektive-Format und wie es funktioniert.
• Mach klar, dass der Fokus auf der Überprüfung der OKRs und des Fortschritts des Teams liegt.

3. Individuelle Reflexion (10-15 Minuten)

• Bitte die Teammitglieder, über den OKR-Zyklus nachzudenken und ihre Gedanken für jedes Segelboot-Element auf Haftnotizen festzuhalten:
  • Wind
  • Anker
  • Felsen
  • Insel
• Ermutige zu konkreten und umsetzbaren Beobachtungen, indem du die Teammitglieder dazu anleitest, sich auf konkrete Beispiele, Verhaltensweisen und Ergebnisse im Zusammenhang mit ihren OKRs zu konzentrieren. 
  • Beispielfrage: „Welche konkreten Maßnahmen oder Initiativen haben wir ergriffen, die direkt zum Anstieg unseres NPS beigetragen haben?“

4. Das Segelboot befüllen (10-15 Minuten)

• Lade die Teammitglieder ein, ihre Haftnotizen an den entsprechenden Elementen des Segelboots anzubringen - Wind, Anker, Felsen und Insel. 
• Ermutige bei Bedarf zu kurzen Erklärungen oder Klarstellungen.

5. Diskussion und Analyse (30-45 Minuten)

• Geht jedes Element des Segelboots durch, beginnend mit dem Wind und weiter mit dem Anker, den Felsen und der Insel.
• Moderiere eine Diskussion rund um folgende Fragen:
  • Welche gemeinsamen Themen oder Muster gibt es in jedem Element?
  • Wie haben die Wind-Faktoren zu unserem Fortschritt beigetragen? Wie können wir sie aufrechterhalten oder verstärken?
  • Welche Anker-Faktoren haben den Fortschritt behindert? Wie können wir sie angehen oder abmildern?
  • Welche Felsen oder potenziellen Herausforderungen sehen wir voraus? Wie können wir uns darauf vorbereiten oder sie umschiffen?
  • Sind wir auf Kurs, um unsere Insel (Objectives) zu erreichen? Welche Anpassungen oder Kurskorrekturen sind nötig?
• Ermutige zu einem offenen Dialog.

6. Maßnahmenplanung (15-20 Minuten)

• Identifiziere basierend auf der Diskussion zentrale Maßnahmen, um den Wind zu nutzen, den Anker anzugehen, die Felsen zu entschärfen und Kurs auf die Insel zu nehmen.
• Priorisiere die Maßnahmen nach Wirkung und Machbarkeit.
• Weise jedem Maßnahmenpunkt Verantwortliche und Zeitpläne zu.

Die Segelboot-Retrospektive bietet Teams eine visuell ansprechende Möglichkeit, über ihre OKR-Reise nachzudenken, Treiber und Hindernisse zu identifizieren und einen Kurs für zukünftigen Erfolg festzulegen. 

2. Die Postkarten-Retrospektive

Die Postkarten-Retrospektive hilft Teams, über ihren zukünftigen Erfolg und mögliche Herausforderungen nachzudenken, indem sie Postkarten aus einem zukünftigen Zeitpunkt schreiben. So können Teams ihre Arbeit aus einer anderen Perspektive betrachten und deren langfristige Wirkung bewerten.

So moderierst du das Postkarten-Retrospektive-Format

1. Vorbereitung

• Plane eine feste Zeit und einen Raum für die Retrospektive ein.
• Gib jedem Teammitglied ein Stück Papier in Postkartengröße oder eine Haftnotiz.

2. Kontext schaffen (5 Minuten)

• Erkläre den Zweck der Postkarten-Retrospektive.
• Ermutige zu ehrlicher Reflexion und konstruktivem Feedback.

3. Individuelle Reflexion (10-15 Minuten)

• Bitte jedes Teammitglied, sich vorzustellen, es schreibe einer Freundin oder einem Familienmitglied eine Postkarte über die eigene Erfahrung mit der Arbeit an OKRs.
• Lass sie über Folgendes nachdenken:
  • Wichtige Erfolge und Errungenschaften im Zusammenhang mit den OKRs
  • Herausforderungen oder Hindernisse, auf die sie gestoßen sind
  • Gelernte Lektionen und gewonnene Erkenntnisse
  • Verbesserungsvorschläge für den nächsten OKR-Zyklus
• Ermutige sie, sich kurz zu fassen und das Wesentliche ihrer Gedanken auf der Postkarte festzuhalten.

4. Teilen und Diskussion (30-45 Minuten)

• Lade jedes Teammitglied ein, seine Postkarte mit der Gruppe zu teilen.
• Moderiere nach jeder geteilten Postkarte eine Diskussion, in der Teammitglieder Fragen stellen, Feedback geben oder Unterstützung anbieten können.
• Halte zentrale Punkte, Erkenntnisse und Maßnahmen aus der Diskussion fest.

5. Themen und Muster identifizieren (10-15 Minuten)

• Geht als Gruppe die Postkarten und Diskussionsnotizen durch, um gemeinsame Themen, Muster oder Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
• Achtet auf wiederkehrende Erfolge, Herausforderungen oder gelernte Lektionen im gesamten Team.

6. Maßnahmenplanung (15-20 Minuten)

• Moderiere basierend auf den identifizierten Themen und Mustern eine Diskussion, um umsetzbare nächste Schritte zu entwickeln.
• Ermutige das Team, Verbesserungen, Lösungen oder Experimente vorzuschlagen, um die Herausforderungen anzugehen und auf den Erfolgen aufzubauen.
• Priorisiere die Maßnahmen und weise Verantwortliche und Zeitpläne zu.

Die Postkarten-Retrospektive ermöglicht es Teams, auf das Erreichte zurückzublicken, herauszufinden, was sie besser machen können, und gemeinsam die nächsten Schritte festzulegen. Indem alle ihre Ideen und Perspektiven zusammenbringen, ermutigt diese Methode jeden zur Teilnahme und dazu, sich auf dieselben Ziele zu einigen. 

3. Die Timeline-Retrospektive

Teams können die Timeline-Retrospektive nutzen, um ihre Reise durch ein Projekt oder Quartal zu visualisieren, indem sie zentrale Ereignisse, Meilensteine und Herausforderungen auf einer Zeitleiste festhalten. Das hilft allen, das große Ganze zu sehen und Muster oder Trends zu erkennen, die bei der Betrachtung einzelner Erfahrungen vielleicht nicht sichtbar wären.

So moderierst du das Timeline-Retrospektive-Format

1. Vorbereitung

• Plane eine feste Zeit und einen Raum für die Retrospektive ein.
• Richte eine große Zeitleiste auf einem Whiteboard (oder digitalen Kollaborationstool) ein.
• Teile die Zeitleiste basierend auf der Dauer des OKR-Zyklus in passende Intervalle ein (z. B. Wochen oder Monate).
• Stelle dem Team Haftnotizen (oder ein digitales Äquivalent) zur Verfügung.

2. Kontext schaffen (5 Minuten)

• Erkläre den Zweck der Timeline-Retrospektive.
• Betone, wie wichtig es ist, sowohl positive als auch herausfordernde Ereignisse festzuhalten.

3. Individuelle Reflexion (10-15 Minuten)

• Bitte jedes Teammitglied, über die zentralen Ereignisse, Meilensteine und Herausforderungen nachzudenken, die es während des OKR-Zyklus erlebt hat.
• Ermutige sie, diese Ereignisse auf Haftnotizen zu schreiben und dabei unterschiedliche Farben für positive und herausfordernde Ereignisse zu verwenden.
• Bitte sie, folgende Aspekte zu berücksichtigen:
  • Wichtige Erfolge und Errungenschaften
  • Aufgetretene Hindernisse oder Rückschläge
  • Getroffene zentrale Entscheidungen oder Änderungen
  • Externe Faktoren, die die OKRs beeinflusst haben

4. Die Zeitleiste befüllen (15-20 Minuten)

• Lade die Teammitglieder ein, ihre Haftnotizen auf der Zeitleiste anzubringen und sie den passenden Intervallen zuzuordnen.
• Ermutige sie, den Ereignissen kurze Beschreibungen oder Beschriftungen hinzuzufügen.
• Frage bei Bedarf nach, während die Teammitglieder ihre Ereignisse zur Zeitleiste hinzufügen.

5. Durchgehen und besprechen (30-45 Minuten)

• Geht als Gruppe die Zeitleiste von Anfang bis Ende durch und besprecht die Ereignisse sowie ihre Auswirkungen auf die OKRs.
• Ermutige die Teammitglieder, ihre Perspektiven, Erkenntnisse und gelernten Lektionen zu teilen.
• Moderiere eine Diskussion rund um folgende Fragen:
  • Welche Muster oder Trends haben wir beobachtet?
  • Was hat gut funktioniert, und was hat zu unseren Erfolgen beigetragen?
  • Welchen Herausforderungen standen wir gegenüber, und wie sind wir damit umgegangen?
  • Was hätten wir anders machen können, um unseren Fortschritt zu verbessern?
• Halte zentrale Punkte aus der Diskussion fest.

6. Erkenntnisse und Maßnahmen identifizieren (15-20 Minuten)

• Moderiere basierend auf der Durchsicht der Zeitleiste und der Diskussion eine Brainstorming-Sitzung, um zentrale Erkenntnisse und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
• Ermutige das Team, umsetzbare Schritte vorzuschlagen, um die Herausforderungen anzugehen und auf den Erfolgen aufzubauen.
• Priorisiere die Maßnahmen und weise Verantwortliche und Zeitpläne zu.

Die Timeline-Retrospektive ist eine großartige Möglichkeit für Teams, auf ihre Reise zurückzublicken und sich zu verbessern. Indem sie alles auf einer Zeitleiste festhalten, können sie sehen, was passiert ist, wann es passiert ist und was herausfordernd war. Das erleichtert es, Muster zu erkennen und herauszufinden, warum Dinge passiert sind. Außerdem kann jeder mitmachen und seine eigenen Erfahrungen teilen, was dem Team hilft, sich besser zu verstehen und besser zusammenzuarbeiten.

4. Die Wütend, Traurig, Froh-Retrospektive (Mad, Sad, Glad)

Das Format der Wütend, Traurig, Froh-Retrospektive ermutigt Teammitglieder, ihre Erfahrungen und ihr Feedback aus dem vergangenen Projekt oder Quartal in drei emotionale Kategorien einzuordnen: Wütend, Traurig und Froh. Indem sie darüber nachdenken, was sie wütend, traurig oder froh gemacht hat, können Teammitglieder Erkenntnisse gewinnen, die ihnen helfen, in Zukunft bessere Entscheidungen zu treffen. 

So moderierst du das Wütend, Traurig, Froh-Retrospektive-Format

1. Vorbereitung

• Plane eine feste Zeit und einen Raum für die Retrospektive ein.
• Bereite auf einem Whiteboard (oder digitalen Kollaborationstool) drei Bereiche mit den Beschriftungen „Wütend“, „Traurig“ und „Froh“ vor.
• Stelle dem Team Haftnotizen (oder ein digitales Äquivalent) zur Verfügung.

2. Kontext schaffen (5 Minuten)

• Erkläre den Zweck der Wütend, Traurig, Froh-Retrospektive und ihren Fokus auf emotionale Reflexion.
• Betone, wie wichtig ehrliches und konstruktives Feedback ist.

3. Individuelle Reflexion (10-15 Minuten)

• Bitte jedes Teammitglied, über seine Erfahrungen während des OKR-Zyklus nachzudenken.
• Ermutige sie, ihre Gedanken und Gefühle auf Haftnotizen festzuhalten und sie in Wütend, Traurig und Froh einzuordnen:
  • Wütend: Frustrationen, Ärgernisse oder Dinge, die sie wütend gemacht haben.
  • Traurig: Enttäuschungen, verpasste Chancen oder Dinge, die Traurigkeit ausgelöst haben.
  • Froh: Positive Erfahrungen, Erfolge oder Dinge, die Freude und Zufriedenheit gebracht haben.
• Lass sie Aspekte in Bezug auf ihre OKRs, die Teamarbeit, Prozesse und andere relevante Faktoren berücksichtigen.

4. Teilen und Einordnen (15-20 Minuten)

• Lade die Teammitglieder ein, ihre Haftnotizen zu teilen und im passenden Bereich Wütend, Traurig oder Froh anzubringen.
• Ermutige bei Bedarf zu kurzen Erklärungen oder Kontext für jede Notiz.
• Schaffe Raum für Verständnisfragen und erste Reaktionen.

5. Diskussion und Analyse (30-45 Minuten)

• Geht jeden Bereich (Wütend, Traurig, Froh) einzeln durch und konzentriert euch auf die auffälligsten oder wiederkehrenden Themen.
• Moderiere eine Diskussion rund um folgende Fragen:
  • Welche Muster oder gemeinsamen Probleme haben wir beobachtet?
  • Was sind die zugrunde liegenden Ursachen oder beitragenden Faktoren?
  • Wie haben diese Erfahrungen unseren Fortschritt und die Teamdynamik beeinflusst?
  • Was können wir aus den positiven Erfahrungen (Froh) lernen und in Zukunft wiederholen?
  • Wie können wir die Frustrationen (Wütend) und Enttäuschungen (Traurig) zukünftig angehen?
• Ermutige zu einem offenen und konstruktiven Dialog und sorge dafür, dass jeder seine Perspektive einbringen kann.

6. Maßnahmen identifizieren (15-20 Minuten)

• Moderiere basierend auf der Diskussion und Analyse eine Brainstorming-Sitzung, um umsetzbare Verbesserungen zu identifizieren.
• Konzentriere dich darauf, die in den Bereichen Wütend und Traurig angesprochenen Probleme anzugehen und dabei die positiven Aspekte aus dem Bereich Froh zu nutzen.
• Priorisiere die Maßnahmen nach Wirkung und Machbarkeit.
• Weise jedem Maßnahmenpunkt Verantwortliche und Zeitpläne zu.

Teams können die Wütend, Traurig, Froh-Retrospektive nutzen, um ihre Emotionen und Erfahrungen aus dem vorherigen Projekt oder Quartal zu erkunden und zu verarbeiten. Indem sie Feedback in diese drei Kategorien einordnen, können Teams aus Rückschlägen lernen, Erfolge feiern und Verbesserungsbereiche identifizieren. Das fördert offene und ehrliche Kommunikation und schafft einen sicheren Raum, in dem Teammitglieder ihre Gedanken und Gefühle teilen können. Indem sie die in jeder Kategorie angesprochenen Punkte besprechen, können Teams Muster erkennen, Grundursachen aufdecken und umsetzbare Ideen entwickeln, um Herausforderungen anzugehen und auf Erfolgen aufzubauen. 

5. Die Starten, Stoppen, Fortsetzen-Retrospektive (Start, Stop, Continue)

Die Starten, Stoppen, Fortsetzen-Retrospektive ist ein einfaches und effektives Format, das Teams dazu anregt, über ihre Prozesse, Verhaltensweisen und Praktiken nachzudenken und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Ziel ist es, festzulegen, was das Team anfangen, aufhören und weiterhin tun sollte, um seine Leistung zu steigern.

So moderierst du das Starten, Stoppen, Fortsetzen-Retrospektive-Format

1. Vorbereitung

• Plane ein 60- bis 90-minütiges Meeting mit deinem Team und stelle sicher, dass alle Mitglieder teilnehmen können.
• Erstelle ein gemeinsames Dokument oder virtuelles Whiteboard mit drei Spalten mit den Beschriftungen „Starten“, „Stoppen“ und „Fortsetzen“.
• Verschicke eine Meeting-Einladung mit einer klaren Agenda und Hinweisen, dass die Teammitglieder vorbereitet mit ihren Ideen und Beobachtungen erscheinen sollen.

2. Den Rahmen setzen (5-10 Minuten)

• Erkläre kurz das Format und den Zweck der Starten, Stoppen, Fortsetzen-Retrospektive.
• Betone, wie wichtig offene, ehrliche und konstruktive Kommunikation während des Meetings ist.

3. Individuelles Brainstorming (10-15 Minuten)

• Bitte die Teammitglieder, ein paar Minuten still Ideen für jede Kategorie zu sammeln:
  • Starten: Dinge, die das Team anfangen sollte zu tun, um seine Prozesse, Zusammenarbeit oder Ergebnisse zu verbessern.
  • Stoppen: Dinge, die das Team aufhören sollte zu tun, weil sie ineffektiv sind.
  • Fortsetzen: Dinge, die das Team gut macht und weiterhin tun sollte.
• Ermutige die Teammitglieder, ihre Ideen auf Haftnotizen oder virtuellen Karten festzuhalten.

4. Teilen und Gruppieren (20-30 Minuten)

• Lade die Teammitglieder ein, ihre Ideen einzeln zu teilen, indem sie ihre Haftnotizen oder virtuellen Karten in die passende Spalte des gemeinsamen Dokuments oder Whiteboards einfügen.
• Achte beim Teilen der Ideen auf gemeinsame Themen oder Vorschläge und gruppiere sie zusammen.
• Ermutige die Teammitglieder, bei Bedarf Verständnisfragen zu stellen oder zusätzlichen Kontext zu geben.

5. Diskussion und Priorisierung (20-30 Minuten)

• Sobald alle Ideen geteilt und gruppiert sind, moderiere eine Diskussion rund um die zentralen Themen oder Cluster, die sich in jeder Kategorie herausgebildet haben.
• Ermutige das Team, die Gründe hinter jedem Vorschlag, die möglichen Vorteile oder Herausforderungen bei der Umsetzung sowie benötigte Ressourcen oder Unterstützung zu erörtern.
• Hilf dem Team, die Ideen innerhalb jeder Kategorie nach potenzieller Wirkung und Machbarkeit zu priorisieren. Ihr könnt Punktabstimmung, Ranking oder jede andere Priorisierungstechnik verwenden, die für euer Team gut funktioniert.

6. Maßnahmenplanung (10-15 Minuten)

• Konzentriere dich auf die Top 2-3 Ideen in jeder Kategorie (Starten, Stoppen, Fortsetzen) und hilf dem Team, konkrete, messbare und terminierte Maßnahmen zur Umsetzung dieser Änderungen zu entwickeln.
• Weise jedem Maßnahmenpunkt Verantwortliche zu und lege einen Zeitplan für die Fertigstellung fest.
• Besprecht, wie der Fortschritt verfolgt wird und wie sich das Team gegenseitig zur Einhaltung seiner Zusagen zur Rechenschaft zieht.

Tools für die Durchführung von Retrospektive-Meetings

Tability

Das Retrospektiven-Feature von Tability ist eine einfache Möglichkeit, über deinen Fortschritt nachzudenken und Gedanken mit deinem Team zu teilen, indem Daten direkt aus deinen OKRs und Zielen gezogen werden. 

Du kannst außerdem mit einem Klick einen Link mit deinem Team teilen oder ein PDF herunterladen. 

Confluence

Confluence macht es einfach, Informationen zu dokumentieren und mit anderen zu teilen, und kann für manche Teams eine praktische Option sein. Es ist allerdings nicht speziell für die Durchführung von Retrospektiven konzipiert und erfordert möglicherweise eine manuellere Einrichtung und Eingabe. 

Notion

Notion ist hochgradig anpassbar und flexibel und bietet eine Reihe von Vorlagen, auch für Retrospektiven. Wie Confluence ist es jedoch nicht speziell für Retrospektiven gebaut, weshalb die Konfiguration komplizierter sein kann. Notion fehlt zudem eine gute Tabellenstruktur für Abstimmungen.  

Fazit

Teams sollten sich feste Zeit nehmen, um über ihre Arbeit, Erfolge und Hindernisse nachzudenken. Das hilft ihnen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Auch wenn das klassische Retrospektive-Modell effektiv ist, können alternative Meeting-Formate neue Ideen, Begeisterung und Sichtweisen in die Diskussion bringen. Probiere verschiedene Optionen aus und finde die, die am besten zu deinem Team passt.