Atomic Habits de James Clear es un libro excelente que habla del poder de los pequeños hábitos para crear cambios duraderos. En esencia, la idea es que mejorar solo un 1 % cada día te hace ser 37 veces mejor al cabo de un año.
Los éxitos repentinos suelen ser el resultado de pequeños logros que se acumulan con el tiempo.
El libro se centra sobre todo en ayudar a las personas a adoptar los hábitos que las harán exitosas. Pero muchos de esos mismos principios se pueden aplicar a los equipos, especialmente cuando se trata de mantener el foco.
La rendición de cuentas es el reto n.º 1 para las organizaciones orientadas a resultados
Un artículo de HBR de 2022 señaló que entre el 60 y el 90 % de los planes estratégicos nunca se llegan a implementar por completo. A menudo el problema no es la falta de estrategia: los equipos suelen llevar a sus líderes a retiros de varios días para planificar el año o los próximos trimestres. El problema es la falta de seguimiento de su ejecución.
Hay una gran cita relacionada, de un artículo de Wharton sobre por qué fracasan las buenas estrategias:
Menos del 15 % de las empresas hace un seguimiento habitual de su rendimiento real frente al rendimiento que esperaban tener"
Esta cita ilustra bastante bien el reto en cuestión. Cuando defines objetivos al inicio del trimestre, solo estás haciendo tu mejor estimación de lo que puedes lograr si todo sale según lo planeado. Pero las cosas casi nunca salen según lo planeado, y eso sin contar todos los imprevistos desconocidos con los que te vas a encontrar durante la ejecución.
Además, trabajar en tus objetivos también creará distracciones. Abordar nuevos problemas exigirá mucha disciplina para mantener el foco en lo principal. Surgirán muchas oportunidades nuevas durante el trimestre, y tendrás que establecer límites para evitar que el alcance de tus proyectos se descontrole.
Todo esto se reduce a la capacidad de un equipo para seguir siendo responsable, y ahí es donde el trabajo de James Clear puede ayudar.
Arregla el sistema, no a las personas
Puedes intentar avergonzar a tu equipo para que recuerde sus objetivos trimestrales, pero esto apenas funciona. Las personas no olvidan los objetivos porque no les importen, los olvidan porque están ocupadas abordando retos difíciles para cumplirlos, y el cerebro humano no es muy bueno haciendo varias cosas a la vez.
Pongamos un ejemplo sencillo. Tú retas a mi equipo y a mí a conseguir nuestros primeros clientes de pago, y coincidimos en que lo único que falta es construir el sistema de facturación. Entonces es en construir el sistema de facturación en lo que centraremos toda nuestra atención. Esto implica:
- Entrevistar a clientes potenciales para entender sus preferencias
- Especificar el flujo de suscripción adecuado
- Diseñar las pantallas
- Averiguar cómo integrar el flujo en la aplicación
- Encontrar el procesador de pagos adecuado
- Programar todo, resolver errores, probar las transacciones
- Etc., etc., etc.
Aquí pueden salir (y saldrán) mal muchas cosas, y tendremos que estar atentos para entregar este proyecto a tiempo. Al mismo tiempo, nuestro foco ha pasado del outcome de conseguir clientes de pago a averiguar cómo entregar el output de construir el sistema de facturación. Ambos están obviamente relacionados, pero el pensamiento centrado en el output dominará las conversaciones a menos que tengas un mecanismo que obligue a traer de vuelta las discusiones sobre el outcome.
Esto puede convertirse en un problema cuando los proyectos empiezan a retrasarse (algo que ocurre bastante a menudo). Supongamos que no hemos entregado el sistema de facturación después de 2 meses. Hay dos perspectivas a considerar:
- Desde la perspectiva del proyecto, lo correcto es buscar formas de reducir el alcance para entregar a tiempo (o mantener el mismo alcance pero decir que no a futuros proyectos).
- Desde la perspectiva del negocio, lo correcto es coger el teléfono y ver si podemos facturar a los clientes manualmente. Lo más probable es que no tengamos que esperar a un sistema de facturación automatizado para conseguir nuestros primeros clientes: podemos hacer las cosas que no escalan.
Pero la mayoría de los equipos no puede tener en cuenta la perspectiva de negocio a menos que cuente con un sistema para traer de vuelta los objetivos de negocio a las conversaciones. Los daily standups, por ejemplo, son una excelente forma de asegurar que los proyectos avanzan, pero rara vez te ayudan a destacar los problemas de fondo en la entrega de tus outcomes de negocio.
Esta es una de las razones de fondo por las que ejecutar una estrategia es tan difícil. La mayor parte de lo que hacemos, incluidas las técnicas ágiles, consiste en encontrar formas de entregar los elementos del roadmap a tiempo. Pero lo que realmente importa, al final, es si estamos obteniendo resultados, y esa perspectiva exige un tipo de pensamiento diferente.
Por eso el camino más fácil es cambiar tu sistema para empezar a construir hábitos en torno a los objetivos de negocio.
En otras palabras, tienes que hacer que los outcomes formen parte natural de las conversaciones semanales.
Convertir el pensamiento orientado a outcomes en un hábito de equipo
En su marco de trabajo, James Clear presenta un conjunto sencillo de reglas para crear un nuevo buen hábito:
- La 1.ª ley: hazlo evidente
- La 2.ª ley: hazlo atractivo
- La 3.ª ley: hazlo fácil
- La 4.ª ley: hazlo satisfactorio
El resto de este artículo analiza cómo puedes poner en práctica cada una de estas leyes con tu equipo.
Como se mencionó antes, un principio clave de James Clear es apoyarse en sistemas en lugar de intentar microgestionar a las personas para que adopten un hábito. Esto implica tanto revisar tus procesos como invertir en «tecnología y compras puntuales que fijan un comportamiento futuro». Tability, una plataforma creada específicamente para mantener a los equipos comprometidos con sus objetivos estratégicos, es un gran ejemplo de ese tipo de tecnología, y también veremos cómo puedes aprovecharla.
Ley 1: hazlo evidente
La primera ley dice que necesitamos hacer que el nuevo comportamiento sea evidente para el equipo. En este caso, puedes simplemente organizar una reunión semanal los lunes para revisar el progreso de los OKRs (o de cualquier otro framework que uses).
.png)
Recomiendo reunirse los lunes para tener el contexto de ejecución adecuado durante la semana, y luego cerrar con demos el viernes. También quiero insistir en la importancia de tener una cadencia semanal para los objetivos trimestrales. No puedes crear un hábito si solo pones los OKRs y los objetivos del equipo en el centro de atención una vez cada 30 días.
Las personas que usan Tability pueden automatizar la rutina semanal configurando recordatorios de check-ins. Los responsables de cada objetivo reciben un aviso por correo o notificación push cuando toca una actualización de estado. Es una forma sencilla de fomentar una cultura de responsabilidad sin que los managers tengan que enviar un correo a su equipo todos los viernes.
Además, Tability marcará claramente con un punto rojo los objetivos que necesitan una actualización. Toda la aplicación está diseñada para poner los objetivos en el centro y dejar claro que existe un conjunto definido de objetivos por cumplir.
Ley 2: hazlo atractivo
El reporte de estado puede sentirse como una tarea pesada, sobre todo si el usuario no obtiene mucho valor del proceso. Así me sentí yo personalmente la primera vez que me introdujeron a los OKRs. Un día mi manager compartió conmigo una hoja de cálculo con un montón de celdas nuevas que rellenar; era difícil verlo como algo distinto de trabajo de reporte adicional para la alta dirección.
Ganarse la aceptación lleva tiempo, y la mayoría de las personas empieza a ver el valor de un framework como los OKRs durante su segundo trimestre. Así que, hasta entonces, tendrás que invertir en formas de hacer el proceso atractivo.
Si usas un documento o una hoja de cálculo, te recomiendo optar por la plantilla más sencilla que permita ver los cambios semana a semana. Este aspecto de continuidad ayudará a aumentar el compromiso, ya que el panel se vuelve más completo cuanto más se usa.
Si usas Tability, verás que la plataforma hace atractivo tanto el proceso de reportar como el de leer. El principio rector es que cuanto más valor encuentren las personas en sus interacciones con los objetivos en Tability, más probable será que se impliquen en sus check-ins semanales.
.png)
Algunas de las formas en que Tability hace atractiva la interacción con los objetivos:
- Formulario visual de check-in
- Tendencias de progreso anotadas para cada objetivo
- Insights adicionales y accionables disponibles (tendencias de confianza, progreso de KRs frente a tareas, estadísticas de crecimiento…)
- Mapas al estilo Miro para ver cómo se alinean y se despliegan en cascada los objetivos dentro de la organización
- Un feed de actividad para leer fácilmente las actualizaciones de todos
- Filtros y paneles personalizados para crear tus propias vistas
Cuanto más valor encuentren las personas en la herramienta usada para seguir los objetivos, más fácil será hacer que esos objetivos formen parte de tu flujo de trabajo semanal.
Ley 3: hazlo fácil
En el resumen de Atomic Habits, reducir la fricción se señala como el paso más importante para que los buenos hábitos arraiguen. En el seguimiento de objetivos, esto puede adoptar varias formas:
- Asegurarse de que los datos necesarios para los check-ins estén fácilmente disponibles
- Reducir el número de pasos necesarios para encontrar y actualizar los objetivos
- Invertir en tecnología capaz de automatizar los hábitos y fijar el comportamiento futuro
La ley de «hazlo fácil» es donde normalmente los documentos y las hojas de cálculo empiezan a mostrar sus límites cuando intentas escalar. Una hoja de cálculo suele ser una buena forma de empezar, ya que es una herramienta familiar y flexible que la mayoría de usuarios conoce. Pero esa flexibilidad puede convertirse en un inconveniente cuando cada equipo empieza a crear su propia hoja de cálculo personalizada con sus propias reglas.
Implantar una plataforma como Tability es similar a adoptar un design system para los objetivos. Proporciona una forma estándar de definir y seguir los objetivos en todos los equipos, a la vez que reduce de forma considerable el tiempo dedicado al reporte:
- Cada usuario tiene un panel personal con sus objetivos activos. Esto permite a la mayoría de usuarios hacer su check-in semanal en menos de 20 minutos (incluso hay una vista de actualización masiva).
- Puedes conectar Tability a tus herramientas para extraer automáticamente datos de las fuentes adecuadas (incluyendo bases de datos, BigQuery, Power BI, Salesforce, etc.)
- Los informes, notificaciones y gráficos están todos gestionados por Tability.
- Una IA para definir objetivos que ayuda a los usuarios a redactar mejores objetivos.
El objetivo aquí es reducir la distancia entre la necesidad de compartir actualizaciones de progreso y hacer que esas actualizaciones estén fácilmente disponibles para los stakeholders. Cuanto más corta sea esa distancia, más fácil será repetir esta acción cada semana.
Invertir en una cultura abierta es otro elemento crítico para que el pensamiento centrado en outcomes forme parte natural de la semana. Tienes que animar a las personas a compartir su progreso, incluso cuando las cosas no pintan bien. Haz que esté bien decir que hay problemas. Hay muchos casos en los que las personas ocultan la verdad o ponen excusas para saltarse sus check-ins si sienten que serán castigadas por ser portadoras de malas noticias.
Puedes tener las mejores herramientas, pero no pasará nada mientras a las personas les preocupen las consecuencias de ser abiertas y transparentes.
Ley 4: hazlo satisfactorio
Esta es una buena transición desde el último punto. Todos queremos que nuestras métricas suban con gran éxito. Pero habrá muchas ocasiones en las que las cosas no pinten tan bien, ¡y eso es totalmente normal! Alcanzar objetivos ambiciosos implica superar situaciones difíciles y resolver problemas complejos. Así que tu equipo tendrá que marcar cosas como fuera de rumbo más veces de las que le gustaría, y su panel a veces estará lleno de rojo o amarillo.
Esto puede ser desmoralizador si no encuentras una forma de recompensar el proceso en sí. Tienes que buscar formas de recompensar a las personas por implicarse con sus objetivos, incluso cuando las cosas no pintan bien.
Esto puede ser tan simple como que un líder agradezca en el chat del equipo que alguien haya compartido su progreso. Pero aún mejor, puedes comentar directamente en las actualizaciones de progreso. Recibir feedback en un check-in de un key result muestra al autor que sus actualizaciones se leen (su trabajo se valora) y le hace sentir respaldado en sus esfuerzos.
Además, no olvides celebrar los logros. Es fácil caer en la trampa de comentar solo los elementos en rojo y amarillo, o de crear solo paneles que contengan elementos en riesgo. Pero es igual de importante recompensar los grandes logros si quieres crear hábitos duraderos.
Celebrar los logros y dar feedback es algo que puedes hacer fácilmente desde el feed de bandeja de entrada de Tability. Puedes filtrar el feed para centrarte en los planes o las personas que sigues, y luego añadir reacciones y comentarios con un clic.
.png)
¡Pero hay más! Tability hará lo siguiente para recompensar a los usuarios cuando se impliquen con sus objetivos:
- Las notificaciones de lectura se envían automáticamente a los autores de los check-ins
- El contador de racha de check-ins aumenta cada vez que completas todos tus check-ins en una semana determinada
- Existe una tabla de rachas que coloca a los usuarios más activos en la parte superior
La clave aquí es ofrecer a tu equipo un sencillo rastreador de hábitos para sus objetivos, uno capaz de impulsar el compromiso en los momentos difíciles y de generar gran satisfacción cuando se cumplen los objetivos.
Cómo probar Tability
Así puedes probar Tability hoy mismo para empezar a construir hábitos en torno a tus objetivos de negocio:
- Ve a https://tability.app/signup
- Sigue los pasos de incorporación
Obtendrás una prueba de 14 días (no se requiere tarjeta de crédito).
Si quieres saber más sobre la plataforma, visita https://www.tability.io
.jpg)
