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La mayoría de los problemas en el trabajo provienen de fallos de comunicación. Puede ser un proyecto que se retrasa en silencio, un riesgo que no se comunica a tiempo, o simplemente necesitar la ayuda de otro compañero para terminar una tarea. Todos podemos destacar en tareas individuales, pero sin una buena comunicación, la suma de las partes nunca será mayor que el todo: solo parecerá un desorden.
Este es un desafío cada vez mayor hoy en día, ya que muchos equipos han pasado al trabajo remoto. Hemos ganado mucho en concentración personal y productividad individual, pero también hemos perdido nuestra capacidad de converger espontáneamente hacia un mismo conjunto de problemas.
En consecuencia, muchas empresas recurren al marco de OKR como solución. Promete alineación al establecer un estándar para definir objetivos en toda la empresa. Pero los OKR solo funcionarán si también desarrollas excelentes hábitos de seguimiento de objetivos mediante check-ins semanales.
Un check-in semanal puede ser una herramienta poderosa para mantener a todos alineados, especialmente en un entorno remoto. En este artículo encontrarás 5 preguntas que los equipos deberían responder cada semana, junto con consejos prácticos sobre cómo redactar tus respuestas.
¿Qué es un check-in semanal?
Un check-in semanal es una rutina sencilla que permite a las personas mantenerse al día con el progreso de sus compañeros. A menudo se ve como un proceso que beneficia sobre todo a los managers, pero también hay un gran valor en ver las actualizaciones de tus compañeros de equipo. Los equipos y las personas pueden acabar aislados si no existe un mecanismo que obligue a la comunicación entre equipos.
Las actualizaciones semanales de progreso son, en parte, celebración; en parte, información; y en parte, coordinación. Un diseñador puede usarlas para mostrar su trabajo en curso y empezar a generar entusiasmo en el equipo por lo que viene. Un marketer puede compartir las primeras estadísticas de lanzamiento y aumentar la confianza en alcanzar los objetivos. Un desarrollador puede publicar un enlace de demo y destacar los próximos desafíos en torno a los cuales el equipo deberá movilizarse.
Por supuesto, los líderes encontrarán mucho valor en poder leer resúmenes de progreso. Pero los colaboradores individuales deberían ver sus actualizaciones semanales como una oportunidad para recrear los intercambios espontáneos que solían ocurrir en la oficina.
Buenas prácticas para tu check-in semanal
Ancla tu check-in semanal en objetivos existentes
Tus esfuerzos deben corresponder a un conjunto específico de objetivos. Esto debe reflejarse en tus check-ins semanales relacionándolos con objetivos u OKR existentes.
Sé conciso
Un check-in semanal no debería sentirse como una tarea de reporte tediosa, ni leerse como una novela. Escribe párrafos cortos o usa viñetas que el equipo pueda escanear fácilmente.
Evita la jerga específica del equipo
Un check-in semanal es una herramienta de comunicación. Las personas fuera de tu equipo directo deberían poder entender rápidamente de qué trata la actualización. Por supuesto, puedes ser específico y entrar en detalles que solo son relevantes para tu departamento. Pero evita usar siglas oscuras o nombres de proyectos no oficiales.
Usa una plataforma dedicada
Una gran herramienta de seguimiento de objetivos te permitirá conectar fácilmente tu check-in semanal con objetivos u OKR existentes. Ayudará a los equipos a ahorrar tiempo respondiendo muchas preguntas de forma visual (gráficos para ver las tendencias de progreso, o un cuadrado de color para la confianza), y ofreciendo una forma sencilla de mantener la coherencia a gran escala.
Sabrás de un vistazo si vas por buen camino y cuán confiado está el equipo en lograr los resultados deseados.
Las 5 preguntas que responder durante tu check-in semanal
Pregunta 1 del check-in semanal: ¿cuánto progreso hemos hecho?
La primera pregunta busca comprender los logros pasados. Deberías remitirte a tus métricas de éxito, pero no te conformes con una cifra simple como «esta semana tuvimos 34 leads». El lector necesita entender cómo han cambiado las cosas respecto a las semanas anteriores, y también es buena idea recordarle el objetivo actual.
Una mejor respuesta a esta pregunta sería: «Aumentamos los leads semanales en un 12 % y ahora estamos en 34 leads/semana. Todavía necesitamos sumar 11 registros para alcanzar nuestro objetivo de 45 leads/semana».
Pregunta 2 del check-in semanal: ¿cómo logramos ese progreso?
La segunda pregunta busca aportar contexto. Sigamos con nuestro ejemplo de los leads. Mejoramos el número de leads semanales en un 12 %, pero ¿sabemos cómo? ¿Es cosa de suerte, o podemos esperar que el número se mantenga igual o siga aumentando?
Esta pregunta es donde correlacionamos el esfuerzo con el impacto. A veces, el progreso observado es el resultado de un trabajo realizado muchas semanas antes. Un ejemplo de esto es el SEO, donde pueden pasar de 4 a 12 semanas antes de ver cambios significativos en las cifras. Otras veces podrás correlacionar directamente lo que ocurrió la semana pasada con el cambio en ciertas cifras.
Ahora nuestra actualización del check-in se ve más o menos así:
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- Aumentamos los leads semanales en un 12 % y ahora estamos en 34 leads/semana. Todavía necesitamos sumar 11 registros para alcanzar nuestro objetivo de 45 leads/semana.
- Esto se debe al trabajo de SEO que comenzó el mes pasado. Esperamos que esta mejora se mantenga, ya que está vinculada a ganancias orgánicas de tráfico.
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Pregunta 3 del check-in semanal: ¿qué tan seguros estamos de alcanzar nuestro objetivo?
La 3.ª pregunta del check-in trata sobre el futuro. Hasta ahora, hemos descrito todo lo que ha ocurrido e incluido una breve explicación de cómo ocurrió. Ahora debemos mirar hacia adelante y evaluar nuestra confianza en alcanzar nuestro objetivo principal.
Solo hay 3 respuestas posibles a esa pregunta:
- Fuera de curso (rojo): es poco probable que alcancemos nuestro objetivo.
- En riesgo (amarillo): hay cierta incertidumbre sobre si alcanzaremos nuestro objetivo, pero aún deberíamos poder lograrlo con el tipo correcto de esfuerzo/apoyo.
- En curso (verde): nada de qué preocuparse. Confiamos en que lo lograremos.
Una advertencia aquí. Las organizaciones deben tener una cultura en la que se fomente reportar los riesgos. Si las personas temen represalias por decir que están entrando en rojo, simplemente ocultarán la verdad hasta que sea demasiado tarde.
Los mejores equipos se sienten cómodos reportando la incomodidad, porque así es como pueden movilizarse temprano para lograr resultados sobresalientes.
Otra regla general: no deberías poder decir que estás en riesgo 3 veces seguidas. Tienes que decidirte en tu 3.ª iteración: o estás fuera de curso o en curso. No puedes estar en riesgo para siempre, ya que eso impide que las personas tengan el sentido de urgencia adecuado.
Deberías poder responder a esta pregunta en una hoja de cálculo o en tu herramienta de seguimiento de objetivos usando un simple cuadrado de color. Así es como se vería en un documento👇
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- Aumentamos los leads semanales en un 12 % y ahora estamos en 34 leads/semana. Todavía necesitamos sumar 11 registros para alcanzar nuestro objetivo de 45 leads/semana.
- Esto se debe al trabajo de SEO que comenzó el mes pasado. Esperamos que esta mejora se mantenga, ya que está vinculada a ganancias orgánicas de tráfico.
- Vamos por buen camino para alcanzar nuestro objetivo antes de que termine el trimestre.
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La confianza es subjetiva, pero es una pieza de información crítica que puede convertirse en una puntuación de confianza.
Pregunta 4 del check-in semanal: ¿hay algún bloqueo?
La pregunta sobre los bloqueos es donde planteamos problemas urgentes y pedimos ayuda a nuestros compañeros. Es una oportunidad para recordar a otros elementos esperados o sacar a la luz nuevos desafíos descubiertos durante la semana.
Por ejemplo, podrías estar esperando una serie de artículos para seguir mejorando el SEO, o haber notado que a muchos artículos populares les falta un CTA explícito. Ahora nuestro check-in semanal se ve así:
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- Aumentamos los leads semanales en un 12 % y ahora estamos en 34 leads/semana. Todavía necesitamos sumar 11 registros para alcanzar nuestro objetivo de 45 leads/semana.
- Esto se debe al trabajo de SEO que comenzó el mes pasado. Esperamos que esta mejora se mantenga, ya que está vinculada a ganancias orgánicas de tráfico.
- Confianza: en curso
- Bloqueos: no es un bloqueo crítico, pero hemos notado que a algunos artículos populares les falta un CTA que dirija a los lectores hacia el producto. Nos preguntamos si podríamos actualizar el contenido esta semana.
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Pregunta 5 del check-in semanal: ¿qué deberíamos hacer diferente la próxima semana?
La última pregunta que debes responder en tu check-in semanal trata sobre la hoja de ruta. Por supuesto, necesitas algo de estabilidad, y no se trata de dar giros de 180 grados cada semana. Pero puede haber aprendizajes que puedas incorporar para ajustar tus esfuerzos mediante pequeñas iteraciones.
Cuando las cosas van por buen camino, generalmente no hay mucho que añadir aquí: simplemente sigues como ibas. Pero esta pregunta se vuelve mucho más valiosa cuando un objetivo empieza a estar en riesgo o fuera de curso. Es entonces cuando quieres reconsiderar tu plan y descubrir los pequeños ajustes que pueden ponerte de nuevo en curso lo más rápido posible.
Aquí está nuestro check-in semanal en su forma final:
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- Aumentamos los leads semanales en un 12 % y ahora estamos en 34 leads/semana. Todavía necesitamos sumar 11 registros para alcanzar nuestro objetivo de 45 leads/semana.
- Esto se debe al trabajo de SEO que comenzó el mes pasado. Esperamos que esta mejora se mantenga, ya que está vinculada a ganancias orgánicas de tráfico.
- Confianza: en curso
- Bloqueos: no es un bloqueo crítico, pero hemos notado que a algunos artículos populares les falta un CTA que dirija a los lectores hacia el producto. Nos preguntamos si podríamos actualizar el contenido esta semana.
- Nada que cambiar esta semana siempre que consigamos todos los artículos nuevos a tiempo.
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Cómo simplificar tu rutina de check-in semanal
Los check-ins semanales pueden ser mucho más cortos si usas Tability para mostrar las tendencias de progreso y la información de confianza en un gráfico.
Luego puedes centrar tu actualización simplemente en explicar cómo llegaste hasta donde estás hoy, y comentar posibles bloqueos y cambios necesarios en la hoja de ruta.
Tability también puede:
- Crear más de 10 paneles automatizados de progreso de OKR.
- Notificar automáticamente a las partes interesadas cuando se completan los check-ins.
- Enviar recordatorios para asegurarse de que todos estén al día con sus actualizaciones.
- Mostrarte cuándo se completaron tareas específicas, y ver cómo impactaron tus métricas.
- Ayudarte a definir mejores objetivos con IA.
Para profundizar más
Si usas OKR, puede interesarte nuestra guía completa sobre check-ins semanales de OKR. También tenemos una lista de objetivos de negocio a corto y largo plazo para inspirarte en tus sesiones de planificación.
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